E-mails de rappel
Les e-mails de rappel constituent une fonction importante de RecordsManager. Ils peuvent être envoyés automatiquement aux personnes concernées quand certains événements liés aux bases de données apparaissent, tels qu’un renouvellement de l’abonnement à venir ou l’annulation d’un contrat.
Mécanisme
Les points-clé du mécanisme sont décrits ci-dessous :
•Dans la table de données, pour les enregistrements pour lesquels vous voulez envoyer des e-mails de rappel, définissez un champ de type Rappel. Le champ a une propriété Catégories pour laquelle vous pouvez définir les catégories personnalisées.
•Définissez un formulaire d’e-mail pour la table de données et précisez qu’il doit être utilisé comme table de données de rappels d’e-mails du conteneur.
•Pour conclure, chaque enregistrement, a ses paramètres de rappel, qui sont définis dans un formulaire des Paramètres de rappel :
(i)La catégorie du rappel. Avoir différentes catégories vous permet d’envoyer différents rappels pour différents événements liés à l’enregistrement.
(ii)La date à laquelle le rappel est déclenché. La date peut être fixée ou calculée en relation avec les champs de date de l’enregistrement.
(iii)La fréquence des rappels d’e-mails. Un e-mail de rappel est envoyé quand un rappel dû est déclenché. Toutefois, vous pouvez préciser en option que les e-mails de rappel sont envoyés chaque jour jusqu’à ce qu’un rappel soit désactivé par l’utilisateur.
(iv)Les groupes d’utilisateur auxquels les rappels d’e-mails doivent être envoyés.
Configuration
Les étapes pour définir les rappels d’emails sont énumérées ci-dessous et décrites en détail dans les rubriques de cette section.
1.Définir les Groupes d’utilisateur qui seront les destinataires des e-mails de rappel.
2.Dans les tables de données où des rappels sont nécessaires, configurer un ou plusieurs champs de Rappel. Comment définir le champ Rappel est décrit dans la nouvelle rubrique, Champs de rappel.
3.Si vous, en tant qu’administrateur, voulez automatiquement définir un rappel pour chaque nouvel enregistrement créé dans cette table de données, alors définissez des paramètres de rappel pour chaque enregistrement. La procédure est décrite dans la rubrique Paramètres de rappel.
4.Assurez-vous que le formulaire d’e-mail a été précisé pour être utilisé pour des e-mails de rappel.
5.Assurez-vous que l’URL de l’appli et l’adresse e-mail de l’expéditeur ont été definis. L’URL permettra aux destinataires de l’e-mail de rappel d’aller directement à l’appli si un lien vers l’appli est inclus dans l’e-mail de rappel.
6.Au cours de l’entrée de données, un utilisateur peut modifier des paramètres de rappel et gérer des rappels. Voir Actions d’utilisateur.