Erinnerungsfelder
Damit Erinnerungen zu Ereignissen im Zusammenhang mit den Datensätzen einer Datentabelle versendet werden, muss diese Datentabelle mindestens ein Erinnerungsfeld haben. Wenn für eine Datentabelle kein Erinnerungsfeld erstellt wurde, können für diese Datentabelle auch keine Erinnerungen eingerichtet werden. Ein Erinnerungsfeld wird in den Felddefinitionen einer Datentabelle eingerichtet.
Beachten Sie bei Erinnerungsfeldern die folgenden Punkte:
•Um ein Erinnerungsfeld hinzuzufügen, fügen Sie ein neues Feld hinzu und definieren Sie seinen Typ als Erinnerungen. Das Eigenschaftsformular des Erinnerungsfelds sieht in etwa wie in der Abbildung unten aus. Dazu müssen zwei wichtige Dinge definiert werden (in der Abbildung rot umrandet). Kategorien und Auto.
•Es muss mindestens ein Kategorien-Wert (siehe Abbildung unten) vorhanden sein. Jede Kategorie sollte mit einem Ereignistyp im Zusammenhang mit dem Datensatz verknüpft sein. So könnte z.B. in einer Datentabelle für Vertragsdatensätze eine Erinnerung für eine Vertragsüberprüfung, eine Vertragsverlängerung oder eine Vertragsstornierung definiert worden sein. Wir können also verschiedene Kategorien für jedes dieser Ereignisse einrichten und anschließend separate E-Mails zu jedem dieser Ereignisse (Vertragsüberprüfung, Verlängerung oder Stornierung) versenden. Um eine Kategorie hinzuzufügen, fügen Sie eine neue Zeile ein oder hängen Sie eine an und geben Sie einen Namen für die Kategorie ein. Alternativ dazu können Sie Kategorien aus einer CSV- oder XML-Datei importieren.
•Über die Eigenschaft Auto (siehe erste Abbildung oben) können Sie als Administrator festlegen, dass automatisch eine oder mehrere Erinnerungen zu jedem neuen in dieser Datentabelle erstellten Datensatz hinzugefügt werden sollen. Klicken Sie dazu in der Eigenschaft Auto auf + Erinnerung und definieren Sie, (i) um welche Erinnerungskategorie es sich hier handelt und (ii) wann diese ausgelöst werden soll. Diese Definitionen erfolgen in den Erinnerungseinstellungsformular (Beschreibung siehe nächstes Kapitel).
•Beachten Sie, dass der Benutzer jede der automatisch hinzugefügten Erinnerungen während der Dateneingabe bearbeiten oder löschen kann.
•Nachdem Sie mit der Definition des Erinnerungsfelds fertig sind, klicken Sie auf OK und anschließend auf Speichern, um das Erinnerungsfeld in der Datenbank zu speichern.
•Erinnerungsfelder können auch in den Formularen einer Datentabelle als Inhalt von Spalten verwendet werden, wo die Erinnerungen eines Datensatzes (zusammen mit einem Zusammenfassungswert, der die Anzahl der Erinnerungen des Datensatzes angibt) angezeigt werden.
Debuggen von Fehlern bei Erinnerungs-E-Mails
Wenn Erinnerungs-E-Mails nicht korrekt gesendet werden, überprüfen Sie die folgenden Dinge:
•Überprüfen Sie, ob mindestens ein Erinnerungsfeld in der Datentabelle vorhanden ist.
•Überprüfen Sie, ob für die Datentabelle ein Erinnerungs-E-Mail-Formular ausgewählt wurde.
•Überprüfen Sie, ob E-Mails definiert wurden, die an die gewünschte(n) Benutzergruppe(n) gesendet werden sollen. Falls ja, überprüfen Sie (mit Ihrem Systemadministrator), ob der jeweilige Benutzer Mitglied der richtigen Benutzergruppe ist. Beachten Sie, dass Benutzergruppen direkt in den Erinnerungseinstellungen ausgewählt werden. Falls ein Problem auftritt, kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator.
•Überprüfen Sie, ob die Erinnerungseinstellungen korrekt sind.
•Überprüfen Sie, ob die Erinnerung eine Fällige Erinnerung ist; wenn die Erinnerung einen anderen Status hat, wird keine E-Mail gesendet.