Rollen in RecordsManager
Jedem RecordsManager-Benutzer werden eine oder mehrere Rollen zugewiesen. Mit diesen Rollen wird definiert, was ein Benutzer tun bzw. nicht tun darf. So können z.B. benutzerdefinierte Rollen wie Legal oder Personnel für die entsprechende Funktion (wie z.B. Zugriff der Rolle Personnel auf personalbezogene Verträge, nicht aber auf Kunden- oder IT-Verträge) erstellt werden Ein Benutzer kann mit einer oder mehreren Rollen verknüpft werden und erhält dadurch die Berechtigung, bestimmte mit dieser Rolle verknüpfte Funktionen auszuüben.
Die in RecordsManager verfügbaren Rollen lassen sich in drei Kategorien einteilen: die Admin-Rolle, die Rolle All Users und benutzerdefinierte Rollen.
Admin
Diese Rolle ist vordefiniert. Damit stehen dem Benutzer alle verfügbaren RecordsManager-Funktionen zur Verfügung. Benutzer mit dieser Rolle haben die folgenden Rechte:
•Änderung der Benutzer und Rollen des RecordsManager-Systems
•Konfiguration der RecordsManager-Datenbanken und ihrer Komponenten
•Änderung der RecordsManager-Einstellungen
•Konfiguration von Erinnerungs-E-Mails
•Eingabe und Bearbeitung von Daten allen Datenbanken
All Users
Diese Rolle ist vordefiniert.
•Benutzer mit dieser Rolle können Daten in RecordsManager-Datenbanken eingeben und Daten darin bearbeiten. Sie haben keinen Zugriff auf Verwaltungsfunktionen (siehe oben). Wenn Sie eine Verwaltungsaufgabe durchführen müssen, wenden Sie sich an Ihren RecordsManager-Systemadministrator und lassen Sie sich eine Admin-Rolle zuweisen.
•Die Rolle All Users wird standardmäßig allen Benutzern zugewiesen. Dadurch erhält jeder Benutzer, der RecordsManager aufrufen kann, diese Rolle und kann Daten eingeben (sofern er nicht durch andere benutzerdefinierte Rollen daran gehindert wird).
Benutzerdefinierte Rollen
RecordsManager-Administratoren können benutzerdefinierte Rollen definieren, die Benutzern zugewiesen werden können. Ein Beispiel dafür sind die Rollen Legal oder Personnel.
•Durch eine benutzerdefinierte Rolle erhalten Sie entweder zusätzliche Zugriffsrechte oder der Zugriff auf verschiedene Datentabellen der Datenbank kann eingeschränkt werden.
•Durch eine benutzerdefinierte Rolle können Sie Zugriff auf verschiedene Funktionalitäten in Datentabellen erhalten (z.B. Lese- und Schreibrechte).