Erinnerungs-E-Mails
Erinnerungs-E-Mails sind eine wichtige Funktionalität von RecordsManager. Sie können bei Eintritt bestimmter Ereignisse, wie z.B. vor der Verlängerung eines Abonnements oder der Stornierung eines Vertrags automatisch an betroffene Personen versendet werden.
Methoden
Im Folgenden sind die wichtigsten Punkte dieses Verfahrens beschrieben:
•Erstellen Sie in der Datentabelle für die Datensätze, zu denen Erinnerungs-E-Mails versandt werden sollen, ein Feld des Typs Erinnerung. Das Feld hat eine Eigenschaft Kategorien, für die Sie eigene Kategorien definieren können.
•Erstellen Sie ein E-Mail-Formular für die Datentabelle und definieren Sie dieses als Formular für Erinnerungs-E-Mails für diese Datentabelle.
•Jeder Datensatz hat schließlich eigene Erinnerungseinstellungen, die im Formular Erinnerungseinstellungen definiert werden:
(i)Die Erinnerungskategorie. Durch Definition verschiedener Kategorien können Sie verschiedene Erinnerungen für verschiedene Ereignisse im Zusammenhang mit dem Datensatz versenden.
(ii)Das Datum, an dem die Erinnerung ausgelöst wird. Es kann sich hierbei um ein festgelegtes Datum oder um ein anhand von Feldern des Datensatzes berechnetes Datum handeln.
(iii)Die Häufigkeit von Erinnerungs-E-Mails. Eine Erinnerungs-E-Mail wird versendet, wenn eine fällige Erinnerung ausgelöst wird. Optional können Sie jedoch festlegen, dass jeden Tag Erinnerungs-E-Mails gesendet werden, bis die Erinnerung vom Benutzer deaktiviert wird.
(iv)Die Benutzergruppen, an die Erinnerungs-E-Mails gesendet werden sollen.
Konfiguration
Nachfolgend werden die Schritte aufgelistet, mit denen Erinnerungs-E-Mails eingerichtet werden. Eine genaue Anleitung dazu finden Sie in den Kapiteln dieses Abschnitts.
1.Einrichten der Benutzergruppen, die als Empfänger von Erinnerungs-E-Mails definiert werden sollen.
2.In den Datentabellen, in denen Erinnerungen benötigt werden, müssen ein oder mehrere Erinnerungsfelder konfiguriert werden. Eine Anleitung zur Definition eines Erinnerungsfelds finden Sie im nächsten Kapitel Erinnerungsfelder.
3.Wenn Sie als Administrator für jeden in dieser Datentabelle erstellten neuen Datensatz automatisch eine Erinnerung einrichten möchten, dann definieren Sie Erinnerungseinstellungen für jeden Datensatz. Eine Anleitung dazu finden Sie im Kapitel Erinnerungseinstellungen.
4.Stellen Sie sicher, dass ein E-Mail-Formular für Erinnerungs-E-Mails definiert wurde.
5.Stellen Sie sicher, dass die URL der App und die E-Mail-Adresse des Absenders festgelegt wurden. Über die URL kann der Empfänger der Erinnerungs-E-Mails die App direkt aufrufen, wenn die Erinnerungs-E-Mail einen Link zur App enthält.
6.Ein Benutzer kann während der Dateneingabe Erinnerungseinstellungen bearbeiten und Erinnerungen verwalten. Siehe Benutzeraktionen.