Les conteneurs de données sont semblables aux tables dans les bases de données SQL en ce sens qu’ils consistent en enregistrements avec des champs. Toutefois, à la différence des tables SQL, les conteneurs de données dans RecordsManager vous donnent la flexibilité d’ajouter, supprimer, modifier et/ou réarranger les champs à tout moment.
Vous pouvez ajouter autant de conteneurs de données que vous voulez au sein de chaque référentiel.
Au sein d’un conteneur de niveau supérieur (de même que des conteneurs de niveau inférieur), vous pouvez ajouter de multiples conteneurs enfant. Vous pouvez continuer d’ajouter des conteneurs enfant à de multiples niveaux vers le bas. Les données des utilisateurs finaux seront stockées en tant qu’enregistrements de conteneurs de données.
Chaque conteneur de données est défini par un ensemble de champs dans lesquels les données des enregistrements sont stockées. Veuillez trouver ci-dessous des champs définis pour un conteneur de données du Département.
Lorsque vous définissez la structure de base de données, vous construirez des relations entre les conteneurs en vue de refléter la hiérarchie et l’organisation des données y incluses. Il existe deux types de relations entre les conteneurs de données : parent-enfant et lien libre.
Conteneurs de données parent-enfant
Les définitions parent-enfant sont considérées être des liens forts puisqu’un enfant est créé depuis un parent et ne peut pas être créé sans le parent. Un conteneur parent peut avoir de multiples conteneurs de données enfant. Un enfant, par contre, ne peut avoir qu’un conteneur parent. Veuillez noter les conséquences suivantes d’une relation parent-enfant :
- Exige les données dans le conteneur parent avant que les données enfant ne puissent être saisies
- Lorsqu’un enregistrement parent est supprimé, toutes les données enfant sont supprimées également de manière récursive
- Lorsque vous concevez des formulaires, les champs de tous les conteneurs de données ancêtre seront disponibles pour inclusion
- Les filtres peuvent également utiliser les données parent pour le filtrage
- Les enregistrements enfant peuvent être édités avec leurs formulaires parent
Dans l’aperçu ci-dessous, une relation parent-enfant existe entre les champs entreprise, département et personne.
Conteneurs de données en lien libre
Un deuxième type de relation est un lien qui est créé entre deux conteneurs de données indépendants. Ces liens libres permettent de créer des enregistrements de manière indépendante et sans référence réciproque. Les liens sont créés manuellement au cours de la configuration. Un seul enregistrement peut donc avoir de multiples liens libres vers d’autres enregistrements. Si un enregistrement d’une paire de lien libre est supprimé, l’autre enregistrement n’est pas touché.
Dans l’aperçu ci-dessus, Company Group et Company sont en liens libres.
Les caractéristiques importantes de conteneurs de données en liens libres sont :
- Les enregistrements enfant peuvent être créés d’abord et assignés plus tard à leurs parents.
- Les enregistrements parent peuvent être supprimés - l’enregistrement enfant restera
- Un enregistrement enfant peut référencer multiples enregistrements parent
- Les formulaires parent permettent d’afficher les enregistrements enfant sans édition
Les liens libres peuvent être définis des manières suivantes :
- Définir un champ d’un conteneur qui doit être de type Link To. Le champ fournit l’ancre du lien vers les autres conteneurs.
- Convertir les conteneurs de données enfant qui ont une relation forte avec leurs parents respectifs envers un lien libre.
Les liens dans RecordsManager sont extrêmement flexibles. L’administrateur peut basculer entre les deux types de relations - même si les données ont déjà été saisies. Le système créera la nouvelle structure de données aussi étroitement que possible et des formulaires existants seront adaptés conformément.
Au cours du travail, il est facile d’insérer de nouveaux conteneurs de données entre les conteneurs parent et enfant, et vous pouvez même supprimer les conteneurs parent ou enfant ; le système adaptera les structures de données restantes.
Vous pouvez soit définir un conteneur de données du début, dupliquer un conteneur existant en tant que point de départ, ou importer des données existantes.
Option Enregistrement unique
RecordsManager inclut une option pour indiquer qu’un conteneur de données consiste en un seul enregistrement (par exemple, un fichier maître sur la société propriétaire). Lorsque vous choisissez un tel conteneur de données, l’utilisateur ne recevra pas de telle liste d’enregistrement et pourra immédiatement éditer l’enregistrement. Puisqu’il s’agit d’un seul conteneur d’enregistrement, l’utilisateur ne bénéficiera pas de l’option d’ajouter ou supprimer des enregistrements.
Il est également possible de réaliser une mise à jour massive d’enregistrements existants afin de modifier les champs via XPath, soit avec une valeur fixe ou sur la base d’autres champs. Vous pouvez mettre à jour tous les enregistrements ou présélectionner quelques enregistrements en utilisant un filtre précédemment défini. Lors d’une mise à jour, vous pouvez prévisualiser les changements qui seront effectués avant même d’exécuter la mise à jour massive.
