Los contenedores de datos son parecidos a las tablas en las bases de datos SQL en cuanto que consisten en registros con campos. Sin embargo, al contrario que las tablas SQL, los contenedores de datos de RecordsManager ofrecen la flexibilidad de agregar, eliminar, cambiar u ordenar campos siempre que quiera.
Puede añadir a un repositorio tantos contenedores de datos como quiera.
También puede añadir contenedores secundarios a los contenedores de todos los niveles. Los datos de los usuarios finales se almacena como registros en los contenedores de datos.
Cada contenedor de datos está definido por un conjunto de campos en los que se almacenan registros. Más abajo puede ver los campos del contenedor de datos Department.
Al definir la estructura de BD está construyendo relaciones entre contenedores para reflejar una jerarquía y cómo se organizan los datos en ella. Existen dos tipos de relaciones entre los contenedores de datos: primer nivel y secundario o vínculos sueltos.
Contenedores de datos de primer nivel y secundario
Estas definiciones se consideran vínculos fuertes, ya que el secundario se crea a partir del de primer nivel. Un contenedor de primer nivel puede tener varios contenedores de datos secundarios. Sin embargo, un contenedor secundario solo puede tener uno de primer nivel. Estas son las consecuencias de la relación contenedor de primer nivel y secundario:
- Es necesario que el contenedor primer nivel contenga datos para que se puedan introducir datos en el contenedor secundario
- Cuando se elimina un registro en el primer nivel también se eliminan todos los datos secundarios de ese registro
- Al diseñar formas, puede incluir los campos de todos los contenedores de datos ascendentes
- Puede usar los datos de primer nivel para filtrar datos
- Puede editar los registros secundarios dentro de los formularios de primer nivel
En la vista siguiente existe una relación primer nivel-secundario entre los campos de empresa, departamento y persona.
Contenedores de datos con vínculos sueltos
El segundo tipo de relación es el vínculo que se crea entre dos contenedores de datos independientes. Estos vínculos sueltos permiten crear registros de forma independiente y sin que hagan referencia unos a otros. Los vínculos se crean manualmente durante la configuración. Un único registro puede tener varios vínculos sueltos a otros registros. Si se elimina un registro que tiene un vínculo suelto con otro, eso no afecta al segundo registro.
En la vista anterior, Company Group y Company están unidos por un vínculo suelto.
Estas son algunas de las características importantes de los contenedores de datos con vínculos sueltos:
- Puede crear primero registros secundarios y asignárselos después al registro de primer nivel.
- Puede eliminar registros de primer nivel sin que se eliminen los secundarios vinculados.
- Un registro secundario puede hacer referencia a varios registros de primer nivel.
- Los formularios de primer nivel pueden mostrar registros secundarios sin editar
Para definir vínculos sueltos puede:
- Definir el campo de un contenedor para que sea de tipo Link To. Este campo proporciona un ancla para el vínculo con otro contenedor.
- Convertir el vínculo fuerte de contenedores de datos secundarios con los de primer nivel en un vínculo suelto.
Los vínculos de RecordsManager son muy flexibles. Un administrador puede alternar entre los dos tipos de relación, incluso después de que se hayan introducido datos. El sistema crea una estructura de datos nueva que se acerque lo más posible a la anterior y los formularios que ya existen se adaptan a los cambios.
Puede insertar fácilmente contenedores de datos entre los contenedores secundarios y de primer nivel, y también eliminar contenedores de cualquier nivel, ya que el sistema se encarga de adaptar las estructuras.
Puede elegir entre definir un contenedor de datos desde cero, duplicar uno que ya exista o importar datos.
RecordsManager incluye una opción para indicar que un contenedor de datos consiste en un único registro (por ejemplo, un archivo maestro sobre la empresa propietaria). Al elegir este tipo de contenedor de datos, el usuario llega directamente al registro. Al tratarse de un contenedor de registro único, no se pueden añadir o eliminar registros.
También se pueden actualizar registros en masa para modificar campos con XPath, sea con un valor fijo o en función de otros campos. Puede actualizar todos los registros o preseleccionar algunos de ellos con un filtro definido previamente. Durante la actualización puede acceder a una vista previa de los cambios antes de actualizar los registros en masa.
