Datencontainer ähneln Tabellen in SQL-Datenbanken insofern, als sie aus Datensätzen mit Feldern bestehen. Im Gegensatz zu SQL-Tabellen haben Sie bei Datencontainern in RecordsManager jedoch die Möglichkeit, Felder jederzeit flexibel hinzuzufügen, zu entfernen, zu ändern und/oder neu anzuordnen.
In jedem Repository können beliebig viele Datencontainer hinzugefügt werden.
Innerhalb eines Containers der obersten Ebene (sowie in Containern niedrigerer Ebenen) können mehrere Child-Container hinzugefügt werden. Sie können unterhalb von Containern immer weitere Child-Container hinzufügen. Die Daten der Endbenutzer werden als Datensätze von Datencontainern gespeichert.
Für jeden Datencontainer wird eine Gruppe von Feldern für die Daten von Datensätzen definiert. Unten sehen Sie Felder, die für einen Department-Datencontainer definiert wurden.
Bei der Definition der Datenbankstruktur erstellen Sie Beziehungen zwischen Containern, um die Hierarchie und Struktur der Daten darin darzustellen. Es gibt zwischen Datencontainern zwei Arten von Beziehungen: Parent-Child-Beziehungen und lose Verknüpfungen.
Parent-Child-Datencontainer
Parent-Child-Beziehungen gelten als starke Verknüpfungen, da ein Child von einem Parent aus erstellt wird und ohne Parent nicht erstellt werden kann. Ein Parent-Container kann mehrere Child-Datencontainer haben. Ein Child kann hingegen nur einen Parent-Container haben. Für Parent-Child-Beziehungen gilt daher Folgendes:
- Parent-Container müssen Daten enthalten, bevor Child-Daten eingegeben werden können.
- Wenn ein Parent-Datensatz gelöscht wird, werden rekursiv auch alle Child-Daten gelöscht.
- Wenn Formulare erstellt werden, können die Felder aller Vorfahren-Datencontainer darin inkludiert werden.
- Auch Parent-Daten können in Filtern verwendet werden
- Child-Datensätze können innerhalb von Parent-Formularen bearbeitet werden
In der Abbildung unten besteht zwischen den Feldern "Company", "Department" und "Person" eine Parent-Child-Beziehung.
Lose verknüpfte Datencontainer
Die zweite Art der Beziehung ist eine Verknüpfung zwischen zwei voneinander unabhängigen Datencontainern. Mit Hilfe dieser losen Verknüpfungen können Datensätze unabhängig voneinander und ohne gegenseitige Referenz erstellt werden. Die Verknüpfungen werden bei der Konfiguration manuell erstellt. Ein einziger Datensatz kann somit mehrere lose Verknüpfungen zu anderen Datensätze aufweisen. Wenn ein Datensatz eines lose miteinander verknüpften Paars gelöscht wird, ist der andere Datensatz davon nicht betroffen.
In der Abbildung oben sind "Company Group" und "Company" miteinander lose verknüpft.
Für lose verknüpfte Datencontainer gilt Folgendes:
- Child-Datensätze können zuerst erstellt und später einem Parent zugewiesen werden.
- Parent-Datensätze können gelöscht werden - die Child-Datensätze bleiben erhalten
- Ein Child-Datensatz kann mehrere Parent-Datensätze referenzieren
- In Parent-Formularen können Child-Datensätze ohne Bearbeitung angezeigt werden
Lose Verknüpfungen können auf folgende Arten definiert werden:
- Durch Definition eines Containerfelds als Typ "Verknüpfen mit". Dieses Feld stellt den Anker der Verknüpfung mit dem anderen Container bereit.
- Durch Konvertierung von Child-Datencontainern mit einer starken Beziehung zu ihren entsprechenden Parent-Containern in eine lose Verknüpfung
Verknüpfungen in RecordsManager sind extrem flexibel. Der Administrator kann zwischen beiden Verknüpfungsarten wechseln - selbst, wenn bereits Daten eingegeben wurden. Die neue Datenstruktur wird vom System so ähnlich wie möglich erstellt und bestehende Formulare werden entsprechend angepasst.
Zwischen Parent- und Child-Containern können jederzeit neue Datencontainer eingefügt werden, Parent- oder Child-Container können sogar entfernt werden, wobeis die verbleibende Datenstruktur automatisch entsprechend angepasst wird.
Sie können einen Datencontainer entweder von Grund auf neu erstellen, einen bestehenden als Ausgangsbasis duplizieren oder vorhandene Daten importieren.
Option eines einzigen Datensatzes
RecordsManager enthält eine Option, mit der festgelegt werden kann, dass ein Datencontainer nur aus einem einzigen Datensatz besteht (z.B. einer Master-Datei über die Eigentümerfirma). Bei Auswahl eines solchen Datencontainers wird dem Benutzer statt einer Liste mit Datensätzen gleich der zu bearbeitende Datensatz angezeigt. Da es sich hierbei um einen Container mit einem einzigen Datensatz handelt, können keine Datensätze hinzugefügt oder gelöscht werden.
Des Weiteren kann ein Massen-Update bestehender Datensätze durchgeführt werden, um Felder mittels XPath - entweder mit einem festen Wert oder auf Basis anderer Felder - zu modifizieren. Sie können alle Datensätze aktualisieren oder einige davon vorher mit Hilfe eines vordefinierten Filters auswählen. Während der Aktualisierung können die vorgenommenen Änderungen in einer Vorschau angezeigt werden, bevor das Massen-Update tatsächlich durchgeführt wird.
