Altova RecordsManager

Benutzerverwaltung

In Altova RecordsManager erstellte Apps bieten detaillierte Optionen zum Verwalten des Benutzerzugriffs und zur Konfiguration von Erinnerungen und Benachrichtigungen auf Basis von Benutzerrollen.

Rollen und Berechtigungen

In Recordsmanager Apps stehen drei Kategorien von Rollen zur Verfügung:

Admin: Hat Zugriff auf das gesamte System und kann eine Liste von Benutzern, ihren Logins, E-Mail-Adressen, Passwörtern und Benutzerrollenzuweisungen verwalten.
Alle Benutzer: Standardmäßig erhalten alle Benutzer diese Rolle zugewiesen.
Benutzerdefinierte Rollen: Der Admin kann eigene Rollen definieren, die Benutzern zugewiesen werden können. Mit Hilfe dieser Rollen können zusätzliche Zugriffsrechte eingeräumt werden oder es kann der Zugriff auf verschiedene Container und Funktionen (nur lesen, bearbeiten) in Containern eingeschränkt werden.

Auf dem Register "Benutzer" auf der Admin-Oberfläche sehen Sie eine Liste der aktiven und deaktivierten Benutzer. Der Admin kann hier neue Benutzer hinzufügen und sie einer oder mehreren Rollen zuweisen.

Register "Benutzer" in der RecordsManager Online-Datenbank-App

Der Admin kann beliebig viele Rollen, von denen jede Zugriff auf andere Formulare erhalten kann, definieren, wodurch präzise festgelegt werden kann, auf welche Datensätze und Felder Benutzer Zugriff haben und/oder welche davon sie bearbeiten können.

Einem Benutzer können eine oder mehrere Rollen zugewiesen werden. Außerdem kann er zu einer Benachrichtigungsgruppe hinzugefügt werden.

Neben dem Formularzugriff kann der Admin den Zugriff auf Daten auch mittels zuvor definierter Filter - einem zur Anzeige von Datensätzen und einem weiteren zur Bearbeitung von Datensätzen - einschränken.

Einschränkung des Datenzugriffs mit Hilfe von Filtern

Um Fehler zu vermeiden, erhält der Admin über eine Zugriffsübersichtsschaltfläche einen schnellen Überblick über alle Formulare, auf die ein bestimmter Benutzer auf Basis der ihm zugewiesenen Rollen und der Datenfilter, die den Benutzerzugriff auf Daten einschränken, Zugriff hat.

Erinnerungen und Benachrichtigungsgruppen

In Altova RecordsManager erstellte Apps enthalten vordefinierte Funktionalitäten, um Benutzer mittels an Benachrichtigungsgruppen gesendeter Erinnerungen an wichtige Termine und Fristen zu erinnern.

Eine Benachrichtigungsgruppe enthält eine Gruppe von Benutzern, die E-Mail-Erinnerungen zu einem bestimmten Ereignis erhalten sollen. Es können beliebig viele Benachrichtigungsgruppen definiert werden.

Wie Benutzer Benachrichtigungsgruppen zugewiesen werden können, ist äußerst flexibel:

Der Admin kann Benachrichtigungsgruppen zu offenen machen, sodass Benutzer einer Benachrichtigungsgruppe selbst beitreten können.
Benutzer können für eine bestimmte Erinnerung festlegen, welche Gruppe(n) benachrichtigt werden soll(en).
Auch der Admin kann im Vorhinein auswählen, welche Benachrichtigungsgruppen eine Nachricht erhalten sollen. Um diese Auswahl flexibler zu gestalten, basiert diese Vorauswahl auf Filtern, sodass von verschiedenen Datensätzen aus Benachrichtigungen an verschiedene Benachrichtigungsgruppen gesendet werden können.

Eine Erinnerung ist nichts anderes als ein Kalenderereignis und kann für jedes Feld in einem Datensatz definiert werden. Jeder Datensatz kann daher seine eigene(n) Erinnerung(en) haben.

Konfiguration von Erinnerungen in RecordsManager

Erinnerungen haben die folgenden Funktionalitäten:

Der Admin kann Erinnerungskategorien (z.B. Verlängerung, Ablauf, usw.) definieren, sodass Benutzer zwischen verschiedenen Arten von Erinnerungen wählen können.
Erinnerungen können von Benutzern in Form eines bestimmten Datums oder eines täglich/wöchentlich/monatlich/jährlich wiederkehrenden Datums eingegeben werden.
Bei Erinnerungen zu einem bestimmten Datum kann das Datum der Erinnerung auf Basis eines anderen Datumsfelds im selben Datensatz berechnet werden. Es stehen die Optionen "Am/Vor/Nach" diesem Datum zur Verfügung.
E-Mail-Benachrichtigungen können entweder bei Erreichen des Erinnerungsdatums gesendet werden, oder täglich nach diesem Datum, bis der Benutzer die Erinnerung abbestellt oder ändert.
Der Inhalt und das Layout von E-Mail-Erinnerungen werden mit Hilfe von E-Mail-Formularen erstellt.

Neben optionalen E-Mail-Erinnerungen können Benutzer beim Öffnen der App auch alle vergangenen fälligen und anstehenden Erinnerungen auf der Übersichtsseite überprüfen, um sicherzustellen, dass sie immer Zugriff auf wichtige Erinnerungen haben.

Was kommt als nächstes?

In Altova RecordsManager erstellte Apps sind sowohl für Systemadministratoren als auch Endbenutzer einfach zu verwenden. Lesen Sie mehr darüber, wie Endbenutzer mittels Tools wie einfacher Navigation, Datensuche und Dateneingabevorschlägen im Handumdrehen loslegen können.

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RecordsManager ist eine kostenlose fertig erstellte MobileTogether-Lösung, die Ihnen zur Verwendung zur Verfügung steht, sobald Sie MobileTogether Designer installiert haben. Über den nachstehenden Link können Sie den kostenlosen Altova MobileTogether Designer herunterladen und installieren, um gleich mit Ihrer ersten RecordsManager App zu arbeiten zu beginnen.

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