Altova RecordsManager

Gestión de usuarios

Las aplicaciones creadas con RecordsManager permiten administrar el acceso de los usuarios de forma granular, así como configurar recordatorios y notificaciones en función de los roles de usuario.

Roles y permisos

Hay tres categorías de roles en RecordsManager:

Admin: tiene acceso a todo el sistema y puede administrar los usuarios, sus datos de acceso, direcciones de correo electrónico y roles.
Todos los usuarios: este es el rol que se asigna por defecto a todos los usuarios.
Roles personales: el administrador puede definir roles personales y asignárselos a los distintos usuarios. Estos roles amplían o restringen el acceso a los distintos contenedores y las funciones (de solo lectura, de edición).

En la pestaña Usuarios de la interfaz administrativa el administrador puede ver una lista de usuarios activos o desactivados, agregar usuarios nuevos y asignarles uno o más roles.

Users tab in RecordsManager online database app

Se pueden definir varios roles, cada uno de ellos con acceso a distintos formularios, lo que permite tener un control preciso sobre a qué registros y campos pueden acceder los usuarios o cuáles pueden editar.

Un usuario puede tener asignados uno o más roles y pertenecer también a un grupo de alerta.

Además del acceso a los formularios, el administrador también puede limitar el acceso de los usuarios a los datos con los filtros definidos previamente: uno para ver registros y otro para editarlos.

Para evitar errores existe un botón que permite al administrador ver el acceso a los formularios que tiene un usuario en concreto según los roles que tenga asignados y los filtros que restrinjan el acceso de los usuarios.

Recordatorios y grupos de alerta

Las aplicaciones que se crean con RecordsManager incluyen una función integrada que permite enviar a los usuarios recordatorios sobre fechas importantes y fechas límite; para ello se envían recordatorios a los grupos de alerta.

Un grupo de alerta define un grupo de usuarios que recibe un correo electrónico de recordatorio sobre un acontecimiento en concreto. Se puede definir un número ilimitado de grupos de alerta.

Puede asignar usuarios a los distintos grupos de alerta de forma flexible:

Un administrador puede abrir los grupos de alerta para que los usuarios se agreguen a sí mismos a los grupos que les interesen.
Los usuarios pueden elegir a qué grupos de alerta se notifica con un recordatorio en concreto.
El administrador también puede preseleccionar qué grupos de alerta reciben las notificaciones. Para más flexibilidad, esta selección previa se basa en filtros, por lo que los distintos registros pueden enviar notificaciones a los distintos grupos de alerta.

Una notificación de recordatorio es simplemente un evento de calendario y se puede definir en cualquiera de los campos de un registro. Por tanto, cada registro puede tener sus propios recordatorios.

Configuring reminder settings in RecordsManager

Los recordatorios tienen las funciones siguientes:

Un administrador puede definir distintas categorías de recordatorio (renovación, vencimiento, etc.) para ayudar a los usuarios a diferenciar unos de otros.
Los usuarios pueden insertar recordatorios en una fecha en concreto o elegir recordatorios recurrentes.
La fecha de los recordatorios puntuales se puede calcular en base a otro campo de fecha del mismo registro. También existen las opciones En/Antes de/Después de esa fecha.
Las notificaciones se envían por correo electrónico al llegar la fecha relevante o todos los días pasada la fecha hasta que el usuario lo cancela o cambia el recordatorio.
El contenido y diseño de las notificaciones se crean con los formularios de correo electrónico.

Además de recibir correos electrónicos con recordatorios opcionales, los usuarios pueden revisar todos los recordatorios pasados, pendientes y futuros en la página de resumen que se ve al abrir la aplicación, lo que garantiza que siempre tengan acceso a los recordatorios importantes.

¿Y después?

Las aplicaciones que se generan con Altova RecordsManager están diseñadas para que sean fáciles tanto para los administradores como para los usuarios finales. Descubra más sobre cómo los usuarios finales pueden aprovechar herramientas como la navegación, las búsquedas directas y la entrada de datos guiada.

Pruebe RecordsManager

RecordsManager es una solución gratuita generada con MobileTogether que viene incluida en el paquete instalación de MobileTogether Designer. Use el enlace siguiente para descargar e instalar de forma gratuita MobileTogether Designer de Altova para empezar a usar la aplicación RecordsManager.

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