Una vez haya definido algunos contenedores de datos, campos y formularios en la aplicación, puede crear filtros en los contenedores de datos.
Puede definir uno o más filtros en cada uno de los contenedores de datos para restringir qué datos se ven y cuándo.
Los filtros pueden ser simples o complejos y tienen numerosos usos y ventajas, que incluyen:
- Filtrar los datos de los formularios de lista y de informe
- Limitar el acceso de los usuarios a los datos
- Seleccionar previamente qué usuarios agregar a los grupos de alerta para que reciban recordatorios
- Predefinir búsquedas para los distintos contenedores de datos
- Permitir a los usuarios finales buscar más rápido
Al predefinir filtros de esta forma los usuarios ahorran tiempo y encuentran la aplicación más útil, como explicamos más abajo.
Uno de los usos más comunes de los filtros es el de restringir los registros que aparecen en los formularios de lista, de entrada y de informe. Esta restricción se basa en los valores de los campos de los registros.
Por ejemplo, al crear la aplicación Altova ContractManager con ContractManager, nuestros administradores definieron varios filtros marcando el campo ExpirationDate de los registros del contenedor de datos que permitía a los usuarios visualizar los contratos que vencían en 90 días con un solo clic. Otro de los filtros (para contratos nuevos) se creó para visualizar los contratos cuya fecha de entrada en vigor tiene menos de un mes.
Los filtros también se pueden usar en combinación con los roles de usuario para limitar el acceso de visualización y/o edición de los registros.
Puede asociar grupos de alerta a los filtros que defina. Los grupos de alerta son grupos de usuarios que reciben recordatorios dentro de la aplicación y por correo electrónico sobre los eventos del calendario, como reuniones futuras, una suscripción que va a vencer, eventos recurrentes, etc.
Al asociar un grupo de alerta a un filtro se asegura de que los accionistas reciben todas las notificaciones importantes. Si un dato de un registro corresponde a un filtro que tiene seleccionado un grupo de alerta, los usuarios de ese grupo de alerta recibirán una notificación cuando llegue el momento, independientemente de la configuración del recordatorio.
Puede predefinir filtros para los usuarios de la aplicación; estos aparecen junto a los campos relevantes. Estas búsquedas predefinidas pueden ser simples o complejas y ahorrar tiempo y esfuerzo a los usuarios cuando necesitan concentrarse en obtener ciertos datos.
Puede mejorar el rendimiento en función de si los usuarios realizan las búsquedas en la memoria o en la base de datos. Las búsquedas en la memoria son muy rápidas y permiten a los usuarios ver una lista de registros que cambia rápidamente conforme van escribiendo, pero para que esto sea posible debe obtener todos los registros disponibles del contenedor de datos correspondiente, un proceso que puede llevar tiempo. Las búsquedas en BD son la mejor opción para todos los sistemas excepto aquellos que contienen pocos datos. Puede probar las dos opciones y cambiar de una a otra siempre que lo necesite.
