Acción del usuario
Los recordatorios y los correos electrónicos de recordatorio los configuran los administración del sistema. Sin embargo, los usuarios deciden qué recordatorios se envían, cuándo y a quién.
Los usuarios puede acceder a la configuración de los recordatorios de varias maneras:
•Haciendo clic en un registro para ir a los formulario de entrada de datos correspondientes. Lo más recomendable es guardar la configuración de los recordatorios en uno o varios de los formularios de entrada de la tabla de datos.
•Haciendo clic en un recordatorio de la página de inicio, que por lo general lleva a un formulario de entrada de datos que contiene la configuración del recordatorio.
En la imagen siguiente se puede ver la configuración del recordatorio de un formulario de entrada de datos del registro de un contrato.
Un usuario puede:
•Agregar un recordatorio nuevo o editar uno que ya existe. Hacer clic en cualquiera de estos comandos para ir al formulario Opciones de los recordatorios, donde puede configurar el recordatorio (véase más abajo).
•Posponer recordatorios pendientes. Véase Estado de los recordatorios más abajo.
•Detener los recordatorios (que equivale a procesarlos). Véase Estado de los recordatorios más abajo.
•Eliminar recordatorios.
Iconos para gestionar los recordatorios
 | Editar recordatorio |
 | Posponer recordatorio |
 | Detener recordatorio |
 | Eliminar recordatorio |
Opciones de los recordatorios
Más abajo puede ver el formulario Opciones de los recordatorios.
Defina el recordatorio con estas opciones:
•Categoría: Seleccione una categoría para el recordatorio. Las categorías de los recordatorios se definieron al configurar el campo Recordatorio.
•Descripción: Indique una descripción que ayude a los usuarios entender en qué consiste el recordatorio.
•Periódico: Seleccione esta opción para que el recordatorio sea recurrente. La periodicidad se define a partir de una fecha seleccionada. Por ejemplo, un recordatorio que se active mensualmente a partir de cierta fecha. Véase también Estado de los recordatorios más abajo.
•Fecha de inicio del recordatorio: Existen dos alternativas: (i) seleccione una fecha específica o (ii) calcule una fecha relativa a una de los campos de fecha (p.ej. fecha de vencimiento). En la imagen anterior, por ejemplo, la fecha de inicio es seis semanas antes de la fecha del campo Fecha de vencimiento.
•Frecuencia de las notificaciones: se envían correos electrónicos de recordatorio con notificaciones todos los días hasta que el usuario procese el recordatorio o lo posponga; o bien se envían estos correos una sola vez. Véase también Estado de los recordatorios más abajo.
•Receptores de las notificaciones: Indique a qué grupos de usuarios se deben enviar las notificaciones sobre este recordatorio. Si no se indica ningún grupo no se seleccione ningún receptor.
•Agregar a registros nuevos: Esta opción solo está disponible para los administradores al configurar un campo de recordatorio, Puede elegir si quiere añadir el recordatorio actual a todos los registros o solamente a los registros a los que afecta el filtro seleccionado. Por ejemplo, en el caso de la imagen anterior el recordatorio se añade solo para los registros en los que exista el valor de campo Fecha de vencimiento (que es lo que se definió en el filtro Tiene fecha de vencimiento). Tenga en cuenta que si hay grupos de usuarios definidos para este grupo, entonces las notificaciones se enviarán a los miembros de estos usuario de usuarios.
Estado de los recordatorios
El estado de los recordatorios se define según estos términos (véase también la imagen, en la que la fecha actual es el 16 de septiembre de 2020):
•Fecha de inicio: La fecha a partir de la cual se activa el recordatorio. Si define una fecha de inicio que está en el pasado, el recordatorio se mantiene activo si: (i) no se procesa o (ii) es periódico. Si define una fecha de inicio que está en el en el futuro, el recordatorio está activo.
•Recordatorio procesado: Un recordatorio está procesado si el evento asociado ya ha ocurrido, por lo que el recordatorio se detuvo.
•Fecha de la acción: (i) para recordatorios únicos, la misma fecha que la fecha de inicio: (ii) para recordatorios periódicos, la fecha de repetición siguiente una vez se haya procesado el recordatorio. La fecha de la acción puede estar en el pasado o en el futuro.
•Recordatorio activo: (i) un recordatorio único con fecha de inicio en el pasado y que todavía no se ha procesado; (ii) un recordatorio periódico con una fecha de inicio en el pasado (y que puede que se haya procesado); (iii) un recordatorio (único o periódico) con fecha de inicio en el futuro. (Nota: si la fecha de la acción de un recordatorio activo está en el pasado y este no se ha procesado, entonces el recordatorio está pendiente.)
•Recordatorio pendiente: Un recordatorio activo con una fecha de inicio en el pasado. Los recordatorios pendientes son un subconjunto de los recordatorios activos. Una vez un recordatorio pasa a estar pendiente se habilita la opción de retrasarlo.
•Recordatorio pospuesto: Un recordatorio pospuesto solo puede ser uno que esté pendiente. Al posponer un recordatorio se cancela la fecha de la acción indicada y se selecciona una nueva en el futuro. Esa fecha se escoge en la fecha actual.
•Recordatorio inactivo: Un recordatorio no periódico con una fecha de inicio en el pasado y que ya se ha procesado.
El ejemplo usa como fecha actual el 16 de septiembre de 2020.
Colores que indican el estado del recordatorio
Al introducir datos, el color de los recordatorios indica su estado:
•Azul: Recordatorios activos que no están pendientes
•Rojo: Recordatorios pendientes
•Gris: Recordatorios inactivos
Depurar los errores de los correos electrónicos de recordatorio
Si los correos electrónicos de recordatorio no se están enviando correctamente, compruebe lo siguiente:
•Que existe al menos un recordatorio en la tabla de datos.
•Que se ha seleccionado un correo electrónico de recordatorio para la tabla de datos.
•Si la configuración de los correos electrónicos de recordatorio incluye los grupos de usuarios a los que se los quiere enviar. Si es así, compruebe (con el administración del sistema) si los usuarios relevantes pertenecen a los grupos de usuarios correctos. Recuerde que los grupos de usuarios se seleccionan directamente en la configuración de los recordatorios. Si hay algún problema póngase en contacto con el administrador del sistema.
•Compruebe que la configuración de los recordatorios es correcta.
•Compruebe si el recordatorio está pendiente; si tiene cualquier otro estado no se enviará ningún correo electrónico.