Campos de recordatorio
Para enviar recordatorios sobre eventos relacionados con los registros de una tabla de datos, esa tabla de datos debe tener al menos un campo de recordatorio. No se pueden configurar recordatorios para una tabla de datos si esta no contiene ningún campo de recordatorio. Los campos de recordatorio se definen en las definiciones de campos de una tabla de datos.
Tenga en cuenta las siguientes consideraciones con respecto a los campos de recordatorio:
•Para agregar un campo de recordatorio debe añadir un campo nuevo y cambiar su tipo a Recordatorio. El formulario de las propiedades del campo de recordatorio tendrá un aspecto parecido al de la imagen siguiente. Hay dos definiciones cruciales (resaltadas en rojo en la imagen siguiente). Categorías y Rellenado automático.
•Debe haber al menos un valor Categorías (imagen siguiente). Cada categoría debe estar asociada a un tipo de evento relacionado con el registro. Por ejemplo, en una tabla de datos de registros de contratos, podríamos agregar un recordatorio para comprobar el contrato, renovarlo o rescindirlo. De esta forma podemos configurar distintas categorías para cada uno de estos eventos y después enviar recordatorios para cada uno de ellos por separado (comprobación, renovación o rescisión). Para añadir una categoría inserte o anexe una fila nueva y asigne un nombre a esa categoría. También puede importar categorías desde archivos CSV o XML.
•Los administradores pueden usar la propiedad Rellenado automático (ver imagen anterior) para indicar que se agreguen uno o más recordatorios automáticamente a cada registro nuevo que se cree en esa tabla de datos. Para ello haga clic en Recordatorio nuevo en la propiedad Rellenado automático e indique (i) de qué categoría de recordatorio se trata y (ii) cuándo se activa. Estas definiciones se pueden configurar en el formulario Opciones de los recordatorios (que se describe en el apartado siguiente).
•Recuerde que durante la entrada de datos el usuario puede modificar o eliminar cualquiera de los recordatorios añadidos automáticamente.
•Una vez haya terminado de definir el campo de recordatorio haga clic en Aceptar y después en Guardar cambios para guardar el campo recordatorio en la base de datos.
•Los campos de recordatorio también se pueden usar como contenido de las columnas en los formularios de una tabla de datos para mostrar los recordatorios de un registro (junto con el valor de resumen que es el recuento de esos recordatorios).
Depurar los errores de los correos electrónicos de recordatorio
Si los correos electrónicos de recordatorio no se están enviando correctamente, compruebe lo siguiente:
•Que existe al menos un recordatorio en la tabla de datos.
•Que se ha seleccionado un correo electrónico de recordatorio para la tabla de datos.
•Si la configuración de los correos electrónicos de recordatorio incluye los grupos de usuarios a los que se los quiere enviar. Si es así, compruebe (con el administración del sistema) si los usuarios relevantes pertenecen a los grupos de usuarios correctos. Recuerde que los grupos de usuarios se seleccionan directamente en la configuración de los recordatorios. Si hay algún problema póngase en contacto con el administrador del sistema.
•Compruebe que la configuración de los recordatorios es correcta.
•Compruebe si el recordatorio está pendiente; si tiene cualquier otro estado no se enviará ningún correo electrónico.