Formulaires d’e-mail
Un formulaire d’e-mail (capture d’écran ci-dessous) génère automatiquement le corps d’un e-mail basé sur le design du formulaire. Le formulaire contient une table dans laquelle le design est structuré. Vous pouvez ajouter des colonnes et des lignes dans la table, ainsi que des tables dans des cellules individuelles des tables. Le contenu est fourni en ajoutant, dans des cellules individuelles, du texte ou un des champs du conteneur ou liens lâches. Chaque valeur de champ peut être définie, via l’option Lien d’e-mail, pour devenir un hyperlien dans l’e-mail. Le lien ouvre l’enregistrement pour la consultation. Vous pouvez aussi spécifier que des lignes individuelles sont uniquement créées lorsque certaines conditions sont remplies. De plus, chaque table peut être stylisée séparément et l’accès au formulaire peut être limité aux rôles sélectionnés.
Une fois que le formulaire a été enregistré (avec Enregistrer formulaire) et que les modifications dans tous les formulaires ont été enregistrées (avec Enregistrer modifications), Le formulaire d’e-mail est disponible à l’utilisation. Tous les utilisateurs qui ont été autorisés (par le biais des rôles sélectionnés pour le formulaire) obtiendront des e-mails envoyés avec ce formulaire.
Créer un formulaire d’e-mail
Créer un nouveau formulaire d’e-mail comme suit :
1.Dans la page Éditer Formulaires du conteneur, cliquer sur Nouveau formulaire d’e-mail.
2.Ajouter les champs que vous souhaitez apparaître dans l’e-mail et cliquer sur Continuer. Les liens de parent et les liens lâches sont aussi disponibles pour une inclusion.
3.Donner au formulaire d’e-mail un nom approprié.
4.Spécifier quels rôles peuvent accéder à ce formulaire. Seuls les utilisateurs qui détiennent au moins un des rôles sélectionnés obtiendront des e-mails envoyés avec ce formulaire.
5.Cliquer sur l’icône Édition de table pour modifier la structure de la table et le contenu. Cliquer sur une touche Insérer pour insérer une ligne au-dessus de la ligne actuelle, ou sur la touche Ajouter (dernière touche) pour ajouter une dernière ligne dans la table. Pour supprimer une ligne, cliquer sur la touche Supprimer de la ligne respective.
6.Dans chaque cellule, vous pouvez ajouter une des étapes suivantes : un champ, un calcul pour obtenir un résultat dynamique, un texte statique, ou une table. Vous pouvez éditer les styles des libellés et des valeurs des cellules individuelles séparément.
7.Sélectionner l’option Lien d’e-mail d’au moins un champ pour le calcul. Le lien d’e-mail sera utilisé pour ouvrir l’enregistrement directement depuis l’e-mail. Vous pouvez activer les liens d’e-mail sur plusieurs champs/calculs. Dans ce cas, les valeurs de ces champs/calculs seront tous des liens vers l’enregistrement.
8.Pour les champs de date, vous pouvez aussi (i) éditer des formats de date, et (ii) sélectionner l’option Afficher expiration pour afficher le nombre de jours jusqu’à ce que le contrat expire.
9.Pour modifier un champ, cliquer sur l’icône Éditer du champ, et faire les modifications que vous souhaitez.
10.Cliquer sur l’icône Affichage conditionnel pour la ligne (l’icône R affiché lorsque les icônes d’édition de table sont allumées ) pour définir une condition XPath qui doit être remplie pour que la ligne soit affichée. Le paramètre par défaut est de toujours afficher la ligne. Voir la note concernant l’édition XPath ci-dessous.
11.Cliquer sur Enregistrer formulaire.
12.Cliquer sur Enregistrer modifications (sur la page Éditer Formulaires du conteneur).
13.Ne pas oublier de sélectionner, dans la page Éditer les formulaires du conteneur, l’option Utiliser du formulaire d’e-mail que vous souhaitez utiliser actuellement.
Note concernant l’édition des expressions XPath : Le formulaire pour éditer les expressions XPath a trois onglets : (i) Échantillons propose un exemple au hasard d’une expression XPath, comme : (a) la concaténation de trois valeurs (deux valeurs depuis d’autres champs et un séparateur virgule); ou (b) une fonction exists pour tester si un champ contient du contenu ; (ii) Champs recense les noms de tous les champs de l’enregistrement dans l’ordre alphabétique afin qu’ils puissent être saisis correctement dans l’expression XPath ; (iii) Copier recense une sélection des expressions XPath qui contiennent plusieurs fonctions utiles, que vous pouvez copier dans votre expression et modifier.
Voir Altova's XPath 3.0 and 3.1 Training pour apprendre à utiliser les expressions XPath et les fonctions.
Utiliser des formulaires d’e-mail
Vous pouvez définir plus d’un formulaire e-mail pour un conteneur, et ceux-là seront affichés dans la page Éditer les formulaires du conteneur. Sur cette page, choisir quel formulaire d’e-mail vous souhaitez utiliser en cochant cette option Utiliser. Vous pouvez changer cette sélection à tout moment. Voir la section E-mails de rappel pour une description plus détaillée.