Konfiguration (Admin)
Um Erinnerungs-E-Mails einzurichten, muss der Administrator die Datenbank und das System folgendermaßen konfigurieren:
1.Auf dem Register Benachrichtigungsgruppen (von Benutzer verwalten) müssen Benachrichtigungsgruppen eingerichtet werden. Die Mitglieder einer Benachrichtigungsgruppe bilden die Empfänger von an die Gruppe gesendeten Erinnerungs-E-Mails. Nähere Informationen dazu finden Sie im Kapitel Benachrichtigungsgruppen.
2.In den Containern, in denen Erinnerungs-E-Mails erforderlich sind, müssen ein oder mehrere Erinnerungsfelder konfiguriert werden. Zwei wichtige Eigenschaften von Erinnerungsfeldern sind die Eigenschaften Kategorien und Auto. Siehe Erinnerungsfelder weiter unten.
3.Erstellen Sie in einem Container ein E-Mail-Formular für das Design der zu sendenden Erinnerungs-E-Mails. Wenn Sie mehr als ein E-Mail-Formular definieren, gehen Sie zur Formulare bearbeiten-Seite, um auszuwählen, welches davon zu einem bestimmten Zeitpunkt verwendet werden soll. Sie können diese Auswahl jederzeit ändern.
4.Definieren Sie in den Einstellungen einer Erinnerung die Empfänger der jeweiligen Erinnerung. Um die Einstellung einer Erinnerung aufzurufen, klicken Sie auf die Bearbeiten-Schaltfläche einer Erinnerung (siehe Erinnerungsfelder unten).
5.Definieren Sie die URL der App und die E-Mail-Adresse des Absenders (siehe unten).
Erinnerungsfelder
Wenn Sie die Felder eines Containers definieren, können Sie ein Erinnerungsfeld hinzufügen, damit Erinnerungen und Erinnerungs-E-Mails definiert werden können. Wenn für einen Container kein Erinnerungsfeld erstellt wurde, können für diesen Container auch keine Erinnerungen eingerichtet werden.
Beachten Sie bei Erinnerungsfeldern die folgenden Punkte:
•Um ein Erinnerungsfeld hinzuzufügen, fügen Sie ein neues Feld hinzu und definieren Sie seinen Typ als Erinnerungen. Das Eigenschaftsformular des Erinnerungsfelds sieht in etwa wie in der Abbildung unten aus.
•Ein Erinnerungsfeld muss mindestens einen Kategorien-Wert (siehe Abbildung unten) haben. In der Kategorie wird definiert, um welche Art von Erinnerung es sich bei diesem Feld handelt. So könnte eine Erinnerung z.B. für eine Vertragsüberprüfung, eine Vertragsverlängerung oder eine Vertragsstornierung definiert worden sein. Für jedes dieser Ereignisse (Vertragsüberprüfung, -verlängerung oder -stornierung) könnten daraufhin separat Erinnerungen gesendet werden. Um eine Kategorie hinzuzufügen, fügen Sie eine neue Zeile ein oder hängen Sie eine an und geben Sie einen Namen für die Kategorie ein. Alternativ dazu können Sie Kategorien aus einer CSV- oder XML-Datei importieren.
•Ein Administrator kann festlegen, dass zu jedem neuen Datensatz in diesem Container automatisch eine oder mehrere Erinnerungen hinzugefügt werden. Klicken Sie dazu in der Eigenschaft Auto des Erinnerungsfelds (siehe erste Abbildung oben) für jede Erinnerung auf + Erinnerung. Die Einstellungen einer Erinnerung werden im Erinnerungseinstellungsformular (Beschreibung siehe nächstes Kapitel) definiert. Der Benutzer kann jede der automatisch hinzugefügten Erinnerungen während der Dateneingabe bearbeiten oder löschen.
•Nachdem Sie mit der Definition des Erinnerungsfelds fertig sind, klicken Sie auf OK und anschließend auf Speichern, um das Erinnerungsfeld in der Datenbank zu speichern.
•Erinnerungsfelder können auch in den Formularen eines Containers als Inhalt von Spalten verwendet werden, wo die Erinnerungen eines Datensatzes (zusammen mit einem Zusammenfassungswert, der die Anzahl der Erinnerungen des Datensatzes angibt) angezeigt werden.
Einrichten der App-URL und der Absender-E-Mail-Adresse
Gehen Sie zu Konfig. | Andere Einstellungen | Erinnerungs-E-Mails, um folgende Einstellungen vorzunehmen:
•die URL der ContractManager App, damit der E-Mail-Empfänger auf die URL klicken kann, um so die App aufzurufen.
•die E-Mail-Adresse des Absenders der Erinnerungs-E-Mail.
Debuggen von Fehlern bei Erinnerungs-E-Mails
Wenn Erinnerungs-E-Mails nicht korrekt gesendet werden, überprüfen Sie die folgenden Dinge:
•Überprüfen Sie, ob E-Mails definiert wurden, die an die gewünschte(n) Benachrichtigungsgruppe(n) gesendet werden sollen. Falls ja, überprüfen Sie (mit Ihrem Systemadministrator), ob der jeweilige Benutzer Mitglied der richtigen Benachrichtigungsgruppe ist. Beachten Sie das Benachrichtigungsgruppen auf zwei Arten ausgewählt werden können: (i) direkt in den Einstellungen der Erinnerung und (ii) über Benachrichtigungsgruppen, die für einen Filter definiert wurden, der für die Erinnerung verwendet wird. Falls ein Problem auftritt, kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator.
•Überprüfen Sie, ob die Erinnerungseinstellungen korrekt sind.
•Überprüfen Sie, ob die Erinnerung eine Fällige Erinnerung ist; wenn die Erinnerung einen anderen Status hat, wird keine E-Mail gesendet.