Benachrichtigungsgruppen
In einer Benachrichtigungsgruppe wird eine Gruppe von Benutzern definiert. Es können beliebig viele Benachrichtigungsgruppen definiert werden. Anschließend können an alle Mitglieder von einer oder mehreren Benachrichtigungsgruppen Erinnerungs-E-Mails zu einem bestimmten Vertrag gesendet werden.
In diesem Kapitel wird beschrieben, wie Sie eine Benachrichtigungsgruppe erstellen. Informationen darüber, wie Sie Erinnerungs-E-Mails senden, finden Sie im Abschnitt Erinnerungs-E-Mails.
Das Register "Benachrichtigungsgruppen"
Auf dem Register Benachrichtigungsgruppen (das über das Register "Benutzer verwalten" der Konfigurationsseite aufgerufen wird), wird eine Liste der aktiven Benachrichtigungsgruppen angezeigt (Abbildung unten).
Um eine neue Benachrichtigungsgruppe anzulegen, klicken Sie auf + Benachrichtigungsgruppe. Um eine vorhandene Benachrichtigungsgruppe anzuzeigen oder zu bearbeiten, klicken Sie auf diese Benachrichtigungsgruppe. Um eine Benachrichtigungsgruppe zu löschen, klicken Sie auf ihr Papierkorb-Symbol. Nachdem Sie eine neue Benachrichtigungsgruppe erstellt oder eine bestehende bearbeitet haben, klicken Sie auf Alle speichern, um die Änderungen zu speichern (oder klicken Sie auf Abbrechen, um die Änderungen zu verwerfen und zur Konfigurationsseite zurückzukehren).
Hinzufügen von Rollen/Benutzern zu Benachrichtigungsgruppen
Das Formular, in dem eine Benachrichtigungsgruppe definiert wird, wird in der Abbildung unten mit verschiedenen Optionen angezeigt. Es wird angezeigt, wenn Sie auf + Benachrichtigungsgruppe (um eine neue Benachrichtigungsgruppe zu erstellen) oder auf eine vorhandene Benachrichtigungsgruppe klicken (um diese zu bearbeiten).
In den folgenden Punkten wird beschrieben, wie Sie eine Benachrichtigungsgruppe definieren:
•Der Name einer Benachrichtigungsgruppe kann jederzeit bearbeitet werden.
•Wenn Sie der Gruppe eine Rolle zuweisen, werden automatisch alle mit dieser Rolle verknüpften Benutzer Mitglieder dieser Gruppe. Sie können (zusätzlich zu den nach Rolle ausgewählten Benutzern) einzelne Benutzer zur Gruppe hinzufügen. So wurde etwa in der Abbildung links oben ein Benutzer namens Trinity zur Gruppe der über die Rollen Legal und Executive ausgewählten Benutzer hinzugefügt.
•Anstatt Benutzer über Rollen hinzuzufügen, können Sie Benutzer direkt zur Gruppe hinzufügen, was in der Abbildung rechts oben geschehen ist.
•Einzelne Benutzer können die Möglichkeit erhalten, sich für oder gegen die Teilnahme an einer Gruppe (Opt-in/-out) zu entscheiden. Wenn diese Option (am oberen Rand des Formulars; siehe Abbildungen oben) aktiviert ist, können einzelne Benutzer in der Gruppe selbst während der Eingabe der Daten entscheiden, ob sie die Gruppe verlassen möchten. Sie können der Gruppe später wieder beitreten. Eine Anleitung dazu finden Sie im Abschnitt Verwendung des Systems:. Erinnerungen. Beachten Sie, dass diese Option nicht zur Verfügung steht, wenn die Gruppendefinition eine Rolle enthält.