Kurzanleitung: Systemverwaltung
In diesem Kapitel sind die wichtigsten Abschnitte bei der Konfiguration des ContractManager-Systems aufgelistet und in Kategorien eingeteilt. Diese sind ungefähr in der Reihenfolge aufgelistet, in der die Konfiguration Ihres ContractManager-Systems normalerweise erfolgt. Oft werden Sie jedoch zwischen den einzelnen Kategorien wechseln müssen.
Die Systemverwaltung kann gleichzeitig mit der Benutzung des Systems erfolgen.Sie können auch, nachdem Benutzer begonnen haben, mit dem System zu arbeiten, die Datenbank umkonfigurieren, neue Formulare hinzufügen, Einstellungen ändern und andere Verwaltungsaufgaben durchführen. Der Benutzer sieht alle von Ihnen vorgenommenen Admin-Änderungen, sobald er mit dem System interagiert. |
Konfiguration der ContractManager-Datenstruktur und der Startseite
Den Ausgangspunkt für die Datenbankkonfiguration bildet die Beispieldatenstruktur von ContractManager, die bei ersten Öffnen von ContractManager zu Ihrer Verfügung steht. Wenn diese Datenstruktur für Sie brauchbar ist, können Sie sie unverändert übernehmen und gleich mit der Arbeit in ContractManager beginnen. Sie müssten nur noch die Beispieldatensätze aus den Containern löschen. Alternativ dazu können Sie die Datenstruktur je nach Bedarf bearbeiten und die Formatierung anpassen.
Die wichtigsten Schritte bei der Konfiguration der Datenbank sind die folgenden:
Die Datenstruktur der App wird durch Definition einer oder mehrerer Container-Hiearchien (Container gelten als stark verknüpft) und durch Verknüpfung von nicht hierarchisch verknüpften Containern mittels so genannter loser Verknüpfungen konfiguriert. Innerhalb dieser Container werden Datensätze, die im Zusammenhang mit dem Container stehen, gespeichert. So enthält etwa ein Department-Container Abteilungsdatensätze, während ein Company-Container oder ein Person-Container die Datensätze von Unternehmen bzw. Personen enthält. In der Hierarchie der Container könnte der Department-Container ein Child (untergeordneter Container) des Company-Containers und der Parent (übergeordnete Container) des Person-Containers sein. Bei der Eingabe von Daten für Department-Datensätze (Abteilungsdatensätze) kann der App-Benutzer z.B. (aus allen verfügbaren Unternehmen) das Unternehmen auswählen, zu dem diese Abteilung gehört.
Diese Arten von Beziehungen und Verknüpfungen zwischen Datenbankkomponenten müssen bei der Erstellung von Containern und der Konfiguration der Datenstruktur der App definiert werden. Die Datenstruktur enthält somit ein Netz von Beziehungen, wodurch miteinander in Zusammenhang stehende Daten aufgelistet und in Berichten ausgegeben werden können. Nähere Informationen zur Containern und der Datenstruktur finden Sie in den folgenden Abschnitten: Struktur der Daten der App, In welcher Form werden Daten gespeichert?, Konfigurieren der Datenbankstruktur, Datenbanken and Container.
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Konfigurieren Sie innerhalb der einzelnen Container die Felder, in denen die Datensätze des Containers definiert werden. So können etwa für einen Person-Container (in dem Person-Datensätze gespeichert werden) Felder wie z.B. FirstName, LastName, Email definiert werden. Sie können verschiedene Aspekte der einzelnen Felder wie z.B. den Datentyp oder eine Eingabeliste, aus der der Benutzer einen Wert auswählen kann, definieren. Außerdem können Sie Validierungsregeln für einzelne Felder und gesamte Datensätze definieren, sodass der Benutzer bei eventuellen Fehlern bei der Dateneingabe gewarnt wird. Nähere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Felder.
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Über Formulare interagiert der Benutzer mit der App. Es gibt die folgenden Arten: Listenformulare, Dateneingabeformulare, Berichtsformulare, Exportformulare und E-Mail-Formulare (für E-Mail-Erinnerungen). Jeder Container hat seine eigene Gruppe von Formularen. Wenn also Daten aus einem Container angezeigt werden, werden diese im entsprechenden Formular angezeigt. Einer der wichtigsten Vorteile der Verwendung von Container-basierten Formularen ist, dass dadurch der Zugriff auf einzelne Formulartypen separat definiert werden kann. Sie können daher einige Formulare entwerfen, deren Daten nur bestimmte Benutzer sehen und/oder bearbeiten können. Außerdem können Sie weitere Formulare erstellen, in denen bestimmte Daten nicht angezeigt werden. Berichte der Daten in einem Container werden mit Hilfe eines Berichtsformulars für diesen Container angezeigt. Auf ähnliche Art werden andere Arten von Formularen für andere Darstellungsarten verwendet. Die verschiedenen Arten von Formularen werden im Abschnitt Formulare beschrieben.
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Zu jedem Container können ein oder mehrere Filter definiert werden. Mit Filtern wird die Anzeige der Datensätze in einem Container auf Basis eines oder mehrerer bestimmter Kriterien für diesen Container eingeschränkt. So könnten Sie etwa für einen Contracts (Verträge)-Container einen Filter erstellen, mit dem nur Verträge, die im aktuellen Jahr ablaufen, angezeigt werden. Ein solcher Filter könnte z.B. durch Überprüfung des ExpiryDate (Ablaufdatum)-Felds von Datensätzen im Container erstellt werden. Nachdem ein Filter erstellt wurde, kann er sowohl bei der Konfiguration als auch bei der Eingabe von Daten verwendet werden, z.B. um Listen einzuschränken. Nähere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Filter.
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Wenn ein Benutzer sich beim System anmeldet, um entweder Daten einzugeben oder Informationen abzurufen, sieht er eine Startseite, über die er in das System einsteigt. Über die Startseite erhält er Zugriff auf die verschiedenen Container des Systems. Über das Übersichtsformular entwirft ein Administrator diese Startseite. Nähere Informationen zum Erstellen der Startseite finden Sie im Abschnitt Übersichtsformular.
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Einrichten der Benutzer des Systems und ihrer Rollen
Mit diesen Schritten wird festgelegt, wer das ContractManager-System auf welche Art verwenden darf. Sie sollten überprüfen, ob die in den Beispieldaten definierten Rollen Ihren Anforderungen entsprechen. Für den Anfang empfiehlt sich die Verwendung der beiden vordefinierten Rollen Admin und All Users. Sobald Sie mit den Daten, der Struktur Ihrer Daten, dem System und seinen Benutzern vertraut sind, können Sie die von Ihnen benötigten Rollen erstellen.
Es muss nicht nur festgelegt werden, welche Benutzer sich bei der ContractManager App anmelden können und mit welchen Anmeldeinformationen dies erfolgen muss, Sie müssen auch definieren, welche Zugriffsrechte jeder Benutzer hat und welche Rolle(n) er/sie erhalten soll. Soll z.B. ein Benutzer in der IT-Abteilung nur Zugriff auf technische Verträge oder auch auf rechtliche Verträge haben? Oder darf ein bestimmter Benutzer eine Administratorrolle haben, wodurch er Zugriff auf die Konfigurationseinstellungen der App erhält? Diese Zugriffsrechte werden durch die Rollen, die einzelnen Benutzern zugewiesen werden, (siehe nächster Schritt) festgelegt. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Benutzer und Rollen.
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Erstellen Sie je nach Bedarf verschiedene Rollen. Definieren Sie für jede Rolle, auf welche (i) Container und (ii) Formulare der Zugriff erlaubt ist und, falls nötig, welche Art von Zugriff (z.B. lesen/schreiben oder nur lesen) erlaubt ist, (iii) auf welche Berichte der Zugriff erlaubt ist und (iv) ob der Export von Daten zulässig ist. Nachdem die Rollen erstellt wurden, weisen Sie jedem Benutzer eine oder mehrere dieser Rollen zu (siehe vorheriger Schritt). Nähere Informationen dazu finden Sie unter Benutzer und Rollen.
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Globale Einstellungen und Erinnerungs-E-Mails
Sie sollten sich schon in einer frühen Phase der Konfiguration ansehen, welche globalen Einstellungen zur Verfügung stehen und überlegen, wie Sie diese am besten verwenden. Erinnerungs-E-Mails sollten am besten gegen Ende der Konfigurationsphase erstellt werden, doch empfiehlt sich ein kurzer Blick in die Dokumentation dazu, um zu sehen, was Sie dabei beachten müssen.
Auf der Seite Konfig. stehen verschiedene App-weite Einstellungen zu Stilen, der Formatierung von Inhalt, von Ausdrucken und andere Einstellungen zur Verfügung. Wir empfehlen Ihnen, einen Blick auf diese Seite zu werfen, um zu sehen, welche Einstellungen zur Verfügung stehen und wie Sie diese verwenden können. Hier finden Sie unter anderem die Einstellungen Bildbibliothek und Erinnerungs-E-Mails. Beachten Sie außerdem, dass Sie bei der Konfiguration bestimmter Elemente wie z.B. Formulare lokale Einstellungen definieren und die auf der Seite Konfig. definierten globalen Einstellungen außer Kraft setzen können. Globale Einstellungen können jederzeit definiert werden: vor der Konfiguration der Datenbank, nach der Konfiguration der Datenbank und sogar, wenn das System bereits in Verwendung ist.
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In Systemen wie einem Vertragsverwaltungssystem ist es wichtig, dass bestimmte Aktionen vor einem bestimmten Datum gesetzt werden (so muss z.B. ein Vertrag vor dem Ablaufdatum des Vertrags verlängert werden). Das System kann automatisch eine bestimmte Anzahl von Tagen vor solchen Terminen Erinnerungs-E-Mails an die entsprechende(n) Person(en) senden. Nähere Informationen zur Konfiguration finden Sie im Abschnitt Erinnerungs-E-Mails.
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