E-Mail-Formulare
Mit Hilfe eines E-Mail-Formulars (Abbildung unten) wird automatisch auf Basis des Designs des Formulars der Body einer E-Mail generiert. Das Formular enthält eine Tabelle, in der das Design strukturiert ist. Sie können zur Tabelle Spalten und Zeilen sowie innerhalb einzelner Tabellenzellen Tabellen hinzufügen. Inhalt wird durch Hinzufügen von Text oder einem der Felder oder losen Verknüpfungen des Containers innerhalb einzelner Zellen erstellt. Jeder Feldwert kann mit Hilfe der Option E-Mail-Link als Hyperlink in der E-Mail definiert werden. Über den Link wird der Datensatz zur Ansicht geöffnet. Sie können auch festlegen, dass einzelne Zeilen nur unter bestimmten Bedingungen erstellt werden. Außerdem kann jede Tabelle separat mit Stilen versehen werden und der Zugriff auf das Formular kann auf bestimmte Rollen eingeschränkt werden.
Nachdem das Formular (mit Speichern) gespeichert wurde und die Änderungen an allen Formularen mit Speichern) gespeichert wurden, steht das E-Mail-Formular zur Verwendung zur Verfügung. Alle Benutzer, die (über die für das Formular ausgewählte Rolle) die Berechtigung dazu erhalten haben, erhalt über dieses Formular gesendete E-Mails.
Erstellen eines E-Mail-Formulars
Ein neues E-Mail-Formular wird folgendermaßen erstellt:
1.Klicken Sie auf der Seite Formulare bearbeiten des Containers auf + E-Mail-Formular.
2.Fügen Sie die Felder, die in der E-Mail vorkommen sollen, hinzu und klicken Sie auf Weiter. Auch Parent-Verknüpfungen und lose Verknüpfungen können inkludiert werden.
3.Geben Sie dem E-Mail-Formular einen passenden Namen.
4.Definieren Sie, welche Rollen Zugriff auf dieses Formular erhalten. Nur Benutzer, denen mindestens eine der ausgewählten Rollen zugewiesen wurde, erhalten E-Mails, die mit Hilfe dieses Formulars gesendet werden.
5.Klicken Sie auf das Tabellenbearbeitungssymbol, um die Tabellenstruktur und den Inhalt zu bearbeiten. Klicken Sie auf eine Einfüge-Schaltfläche, um oberhalb der aktuellen Zeile eine Zeile einzufügen oder klicken Sie auf die Anhängen-Schaltfläche (letzte Schaltfläche), um eine Zeile am Ende der Tabelle anzuhängen. Um eine Zeile zu löschen, klicken Sie auf die Löschen-Schaltfläche der entsprechenden Zeile.
6.Innerhalb jeder Zelle kann ein Feld, eine Berechnung (Calc) zur Berechnung eines dynamischen Ergebnisses, statischer Text oder eine Tabelle hinzugefügt werden. Die Stile von Beschriftungen und Werten einzelner Zellen können separat bearbeitet werden.
7.Aktivieren Sie die Option E-Mail-Link von mindestens einem Feld oder einer Berechnung. Über den E-Mail-Link wird der Datensatz direkt von der E-Mail aus geöffnet. Sie können E-Mail-Links in mehreren Feldern/Berechnungen aktivieren. In diesem Fall bilden die Werte dieser Felder/Berechnungen alle Links zum Datensatz.
8.Außerdem können Sie bei Datumsfeldern (i) Datumsformate bearbeiten und (ii) die Option Fällig anzeigen aktivieren, um die Anzahl von Tagen, in denen ein Vertrag abläuft, anzuzeigen.
9.Um ein Feld zu ändern, klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol und nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor.
10.Aktivieren Sie das Symbol Bedingte Anzeige für Zeile (das Symbol R wird angezeigt, wenn die Tabellenbearbeitungssymbole aktiviert sind), um eine XPath-Bedingung zu definieren, die erfüllt werden muss, damit die Zeile angezeigt wird. Laut Standardeinstellung wird die Zeile immer angezeigt. Siehe Anmerkung zur XPath-Bearbeitung weiter unten.
11.Klicken Sie auf Speichern.
12.Klicken Sie (auf der Seite Formulare bearbeiten des Containers) auf Speichern.
13.Denken Sie daran, auf der Seite Formulare bearbeiten des Containers die Option Verwenden des gewünschten E-Mail-Formulars zu aktivieren.
Anmerkung zur Bearbeitung von XPath-Ausdrücken: Das Formular zum Bearbeiten von XPath-Ausdrücken hat drei Register: (i) Beispiele bietet ein zufälliges Beispiel für einen XPath-Ausdruck, wie z.B: (a) die Verkettung von drei Werte (zwei Werten aus anderen Feldern und einem Komma-Trennzeichen); oder (b) eine exists-Funktion, mit der überprüft wird, ob ein Feld Inhalt enthält; (ii) Felder enthält eine Liste der Namen aller Felder des Datensatzes in alphabetischer Reihenfolge, sodass diese korrekt in den XPath-Ausdruck eingegeben werden können; (iii) Kopieren enthält eine Liste ausgewählter XPath-Ausdrücke, die verschiedene nützliche Funktionalitäten enthalten, die Sie in Ihren Ausdruck kopieren und ändern können.
Informationen dazu und Beispiele für die Verwendung von XPath-Ausdrücken und Funktionen finden Sie unter Altova's XPath 3.0 and 3.1 Training.
Verwendung von E-Mail-Formularen
Sie können für einen Container mehr als ein E-Mail-Formular definieren. Diese Formulare werden daraufhin auf der Seite Formulare bearbeiten des Containers angezeigt. Wählen Sie auf dieser Seite aus, welches E-Mail-Formular Sie verwenden möchten, indem Sie dessen Verwenden-Option aktivieren. Sie können diese Auswahl jederzeit ändern. Eine ausführliche Beschreibung dazu finden Sie im Abschnitt Erinnerungs-E-Mails.