Altova ContractManager

Erinnerungen und Erinnerungs-E-Mails werden von Systemadministratoren konfiguriert. Die endgültige Entscheidung darüber, welche Erinnerungen, wann und an wen gesendet werden, obliegt jedoch dem Benutzer. Benutzer können Erinnerungen durch Bearbeiten oder Löschen von Erinnerungen und Erstellen neuer Erinnerungen verwalten. Normalerweise erhält der Benutzer Zugriff auf Erinnerungen über ein Formular wie z.B. ein Eingabeformuar. In der Abbildung unten sehen Sie z.B. einen Teil eines Dateneingabeformulars für Verträge.

Ein Benutzer hat hier folgende Möglichkeiten:

•Hinzufügen einer neuen Erinnerung oder Bearbeitung einer bestehenden Erinnerung. Bei Klick auf einen dieser Befehle gelangt er zum Formular für die Erinnerungseinstellungen, in dem die Erinnerung konfiguriert werden kann (siehe unten).

•Der Benutzer kann eine vorhandene fällige Erinnerung auf Schlummern setzen. Siehe Erinnerungsstatus weiter unten.

•Der Benutzer kann eine Erinnerung beenden (entspricht der Markierung der Erinnerung als "verarbeitet"). Siehe Erinnerungsstatus weiter unten.

•Der Benutzer kann eine Erinnerung löschen.

Symbole für die Verwaltung von Erinnerungen

	Erinnerung bearbeiten
	Erinnerung auf Schlummern setzen
	Erinnerung stoppen
	Erinnerung löschen

Erinnerungseinstellungen

Unten sehen Sie das Formular für Erinnerungseinstellungen.

Die Erinnerung wird mit den folgenden Einstellungen definiert:

•Kategorie: Wählen Sie die Erinnerungskategorie aus. Erinnerungskategorien wurden bei der Konfiguration des Erinnerungsfelds definiert.

•Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung ein, damit der Benutzer weiß, wie diese Erinnerung verwendet wird.

•Wiederkehrend: Aktivieren Sie diese Option, um die Erinnerung als eine wiederholte Erinnerung zu definieren. Bei wiederholten Erinnerungen wird ein Zeitraum definiert, der auf ein ausgewähltes Datum folgen soll. So könnte eine Erinnerung etwa monatlich nach dem ausgewählten Datum wiederholt werden. Siehe auch Erinnerungsstatus weiter unten.

•Startdatum der Erinnerung: Es gibt zwei Alternativen: (i) Auswahl eines bestimmten Datums oder (ii) Berechnung eines Datums relativ zu einem der Datumsfelder des Datensatzes (z.B. einem Ablaufdatum). So wurde etwa in der Abbildung oben als Startdatum eine Woche vor dem Datum im Feld Expiry Date definiert.

•Benachrichtigungshäufigkeit: Sie können E-Mail-Benachrichtigungen jeden Tag senden lassen, bis die Erinnerung vom Benutzer verarbeitet oder auf Schlummern gesetzt wird oder Sie können E-Mail-Benachrichtigungen nur einmal senden lassen. Siehe auch Erinnerungsstatus weiter unten.

•Empfänger der Benachrichtigung: Geben Sie an, an welche Benachrichtigungsgruppen Benachrichtigungen über diese Erinnerung gesendet werden sollen. Wenn keine Gruppe angegeben wird, wird kein Benutzer ausgewählt. Beachten Sie jedoch, dass Benachrichtigungsgruppen auch mit Hilfe von Filtern ausgewählt werden können (siehe auch nächster Listenpunkt).

•Hinzufügen zu neuen Datensätzen: Diese Einstellung steht nur zur Verfügung, wenn ein Administrator ein Erinnerungsfeld konfiguriert; für Benutzer, die Datensätze bearbeiten, ist sie nicht verfügbar. Sie können auswählen, ob der aktuelle Datensatz zu allen neuen Datensätzen oder nur zu Datensätzen mit dem ausgewählten Filter hinzugefügt werden soll. So wird etwa die Erinnerung in der Abbildung oben nur für diejenigen Datensätze hinzugefügt, bei denen ein Expiry Date-Feld vorhanden ist (was im Filter Has Expiry Date definiert ist). Beachten Sie, dass, wenn für diesen Filter Benachrichtigungsgruppen definiert sind, Benachrichtigungen an Mitglieder dieser Benachrichtigungsgruppen gesendet werden.

Erinnerungsstatus

Der Status von Erinnerungen wird mit den folgenden Einstellungen definiert (siehe auch Abbildung unten, bei denen das aktuelle Datum der 16. September 2020 ist):

•Startdatum: Das Datum, ab dem die Erinnerung aktiv wird. Wenn das Startdatum in der Vergangenheit liegt, bleibt die Erinnerung aktiv, wenn sie (i) nicht verarbeitet wird oder (ii) eine wiederkehrende ist. Wenn das Startdatum in der Zukunft liegt, ist die Erinnerung eine aktive Erinnerung.

•Eine verarbeitete Erinnerung ist eine Erinnerung, bei der die entsprechende Aktion, für die die Erinnerung erstellt wurde, durchgeführt wurde, wodurch die Erinnerung gestoppt wurde.

•Aktionsdatum: (i) bei einmaligen Erinnerungen ist dies mit dem Startdatum identisch: (ii) bei wiederholten Erinnerungen ist es das nächste Datum, an dem die Erinnerung wiederholt wird, nachdem sie verarbeitet wurde. Ein Aktionsdatum kann in der Vergangenheit oder in der Zukunft liegen.

•Aktive Erinnerung: (i) eine einmalige Erinnerung, deren Startdatum in der Vergangenheit liegt und die noch nicht verarbeitet wurde; (ii) eine wiederholte Erinnerung, deren Startdatum in der Vergangenheit liegt (und die eventuell verarbeitet wurde); (iii) (i) eine (einmalige oder wiederkehrende) Erinnerung, deren Startdatum in der Zukunft liegt. (Anmerkung: Wenn das Aktionsdatum einer aktiven Erinnerung in der Vergangenheit liegt und die Erinnerung noch nicht verarbeitet wurde, so handelt es sich bei der Erinnerung um eine fällige Erinnerung).

•Fällige Erinnerung: eine aktive Erinnerung mit einem Startdatum in der Vergangenheit. Fällige Erinnerungen sind eine Untergruppe von aktiven Erinnerungen. Sobald eine Erinnerung fällig wird, wird die Option, die Erinnerung auf Schlummern zu setzen, verfügbar.

•Eine auf Schlummern gesetzte Erinnerung wird nur auf fällige Erinnerungen angewendet. Wenn eine Erinnerung auf Schlummern gesetzt wird, wird das aktuelle Aktionsdatum storniert und es wird ein Aktionsdatum in der Zukunft ausgewählt. Der Schlummerzeitraum wird ab dem aktuellen Datum definiert.

•Nicht aktive Erinnerungen: Eine nicht wiederholte Erinnerung, deren Startdatum in der Vergangenheit liegt und die verarbeitet wurde.

Im Beispiel wird als aktuelles Datum der 16. September 2020 verwendet.

Der Erinnerungsstatus wird durch Farbcodes angezeigt

Die Textfarbe von Erinnerungen zeigt dem Benutzer bei der Eingabe den Status der Erinnerung an:

•Blau: Aktive Erinnerungen, die keine fälligen Erinnerungen sind

•Rot: Fällige Erinnerungen

•Grau: Nicht aktive Erinnerungen

Debuggen von Fehlern bei Erinnerungs-E-Mails

Wenn Erinnerungs-E-Mails nicht korrekt gesendet werden, überprüfen Sie die folgenden Dinge:

•Überprüfen Sie, ob E-Mails definiert wurden, die an die gewünschte(n) Benachrichtigungsgruppe(n) gesendet werden sollen. Falls ja, überprüfen Sie (mit Ihrem Systemadministrator), ob der jeweilige Benutzer Mitglied der richtigen Benachrichtigungsgruppe ist. Beachten Sie das Benachrichtigungsgruppen auf zwei Arten ausgewählt werden können: (i) direkt in den Einstellungen der Erinnerung und (ii) über Benachrichtigungsgruppen, die für einen Filter definiert wurden, der für die Erinnerung verwendet wird. Falls ein Problem auftritt, kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator.

•Überprüfen Sie, ob die Erinnerungseinstellungen korrekt sind.

•Überprüfen Sie, ob die Erinnerung eine Fällige Erinnerung ist; wenn die Erinnerung einen anderen Status hat, wird keine E-Mail gesendet.