Verwendung von Filtern
Filter können für einen oder mehrere der folgenden Zwecke verwendet werden.
•um in Listen- und Berichtsformularen angezeigte Datensätze zu filtern
•um den Benutzerzugriff auf Daten einzuschränken
•um Benachrichtigungsgruppen für E-Mail-Benachrichtigungen auszuwählen
•zur Verwendung durch den Benutzer für detaillierte Suchen
Filtern von in Listen- und Berichtsformularen angezeigten Daten
Eine der wichtigsten Anwendungsmöglichkeiten von Filtern ist zur Einschränkung der in Listen- und Berichtsformularen angezeigten Datensätze. Die Einschränkung erfolgt auf Basis der Feldwerte von Datensätzen. So könnte z.B. ein Filter mit dem Namen Active Contracts definiert werden, um nur die Datensätze anzuzeigen, bei denen der Wert eines Expiry Date (Ablaufdatum) Felds in der Zukunft liegt.
Einschränken des Benutzerzugriffs auf Daten
Durch Kombination der Filter und Benutzerzugriffseigenschaften von Listenformularen und Berichtsformularen kann für verschiedene Benutzer ein unterschiedlicher Zugriff auf Daten konfiguriert werden. So könnten Sie z.B. Folgendes tun:
•Richten Sie zwei Filter ein: (i) einen mit dem Namen Software Contracts, um nur die Verträge anzuzeigen, deren Category-Feld dem Wert Software entspricht und (ii) einen weiteren mit dem Namen Partner Contracts, um nur die Verträge anzuzeigen, deren Category-Feld dem Wert Business Partners entspricht.
•Verwenden Sie Sie für ein Listenformular namens Software Contracts (i) den Filter namens Software Contracts und (ii) richten Sie den Zugriff für die Rollen "IT", "Legal" und "Accounts" ein.
•Verwenden Sie Sie für ein Listenformular namens Partner Contracts (i) den Filter namens Partner Contracts und (ii) richten Sie den Zugriff für die Rollen "Legal" und "Accounts" ein.
Im Beispiel oben können Benutzer, denen entweder die Rolle "Legal" oder die Rolle "Accounts" zugewiesen wurde, beide Arten von Verträgen (Software und Partner) einsehen. Benutzer, denen die Rolle "IT" zugewiesen wurde, können zwar Software-Verträge, nicht aber Partner-Verträge anzeigen.
Auswählen von Benachrichtigungsgruppen für E-Mail-Benachrichtigungen
Sie können für jeden Filter eines Containers Benachrichtigungsgruppen auswählen. Aktivieren Sie auf der Seite Filter bearbeiten (siehe Abbildung links unten) das Kontrollkästchen Benachrichtigungsgruppen und wählen Sie für jeden Filter die Benachrichtigungsgruppen aus, die Sie damit verknüpfen möchten. Klicken Sie zum Abschluss auf Speichern. Wenn nun ein solcher Filter in den Erinnerungseinstellungen einer Erinnerungsfelddefinition verwendet wird (siehe Abbildung rechts unten, letzte Einstellung), werden auch an die in diesem Filter definierten Benachrichtigungsgruppen E-Mail-Benachrichtigungen für diese Erinnerung gesendet.
So werden etwa in der Abbildung rechts unten aufgrund der letzten (grün markierten) Einstellung Erinnerungen an alle vom Filter Active Contracts other than IP ausgewählten Datensätze gesendet. Wenn Sie einen Blick auf die Abbildung links werfen, sehen Sie, dass der Filter Active Contracts other than IP mit den Benachrichtigungsgruppen Accounts und Legal verknüpft wurde. Infolgedessen werden an alle Benutzer in diesen beiden Benachrichtigungsgruppen E-Mail-Erinnerungen zur Erinnerung an diese Vertragsverlängerung gesendet.
| Anmerkung: | Die über den Filter ausgewählten Benachrichtigungsgruppen werden zusätzlich zu den über die Standard-Erinnerungseinstellungen ausgewählten Benachrichtigungsgruppen (siehe Abbildung rechts oben, Einstellung Once Time Reached, Send Notification To) ausgewählt. Wenn es zwischen den Benachrichtigungsgruppen in den beiden Einstellungen Überschneidungen gibt (wie z.B. in der Abbildung oben), werden Duplikate entfernt. |
Suche durch App-Benutzer
Neben den oben genannten Verwendungsmöglichkeiten von Filtern zur Konfiguration können die Benutzer des Systems Filter auch für Suchvorgänge nutzen.
Wenn für einen Container einer oder mehrere Filter definiert wurden, steht die Schaltfläche Vordefiniert zur Verfügung, wenn die Datensätze eines Containers über eines der Listenformulare des Containers angezeigt werden. Um von einem Filter ausgewählte Datensätze zu erhalten, (i) klickt der Benutzer auf Vordefiniert (siehe Abbildung unten), (ii) wählt eine der in der Auswahlliste angezeigten Filter aus und (iii) klickt auf das Such-Symbol auf der rechten Seite. Daraufhin werden alle vom Filter ausgewählten Datensätze angezeigt.
Siehe auch Verwendung des Systems | Suchen.