Usar los filtros
Los filtros se pueden usar para:
•Filtrar los registros que aparecen en los formularios de lista y de informe
•Limitar el acceso de los usuarios a los datos
•Seleccionar grupos de alerta para las notificaciones de correo electrónico
•Hacer búsquedas detalladas por usuarios
Filtrar los datos de los formularios de lista y de informe
Los filtros se usan principalmente para restringir los registros que aparecen en los formularios de lista y de informe. Esta restricción se basa en los valores de los campos de los registros. Por ejemplo, un filtro llamado Contratos activos se podría configurar para que mostrara solamente los registros cuyo campo Fecha de vencimiento contiene una fecha futura.
Limitar el acceso de los usuarios a los datos
Puede combinar los filtros con las propiedades de acceso de los usuarios de los formularios de lista y de informe para limitar el acceso a los datos a los usuarios que quiera. Por ejemplo:
•Configure dos filtros: (i) uno llamado Contratos de software, que muestra solo los contratos cuyo campo Categoría tiene el valor Software, y (ii) otro filtro llamado Contratos de socios, que muestra solamente los contratos cuyo campo Categoría tiene el valor Socio.
•Para un formulario de lista llamado Contratos de software: (i) use el filtro Contratos de software; (ii) permita el acceso a este formulario a los roles IT, Legal y Cuentas.
•Para un formulario de lista llamado Contratos de socios: (i) use el filtro llamado Contratos de socios; (ii) permita el acceso a este formulario a los roles Legal y Cuentas.
En el ejemplo anterior los usuarios que tengan el rol Legal o Cuentas pueden ver los dos tipos de contratos (software y socios). Sin embargo, los usuarios que tengan el rol IT solo pueden ver los contratos de tipo software.
Seleccionar grupos de alerta para las notificaciones de correo electrónico
Puede seleccionar grupos de alerta por cada filtro del contenedor. En la página Editar filtros (imagen siguiente a la izquierda) marque la casilla Grupos de alerta y, por cada filtro, seleccione los que necesite. Haga clic en Guardar cambios para terminar. Si usa este filtro para definir un campo de un recordatorio (imagen siguiente, parte inferior), entonces las notificaciones de correo electrónico de este recordatorio se envían también a los grupos de alerta que haya definido en el filtro.
Por ejemplo, en la imagen siguiente a la derecha la última opción (resaltada en verde) envía recordatorios a todos los registros seleccionados por el filtro Active Contracts other than IP. En la imagen de la izquierda se ve que el filtro Active Contracts other than IP se ha asociado a los grupos de alerta Jefes de departamento y Legal. El resultado es que los correos electrónicos del recordatorio de renovación se envían a todos los usuarios de estos dos grupos de alerta.
| Nota: | los grupos de alerta seleccionados con el filtro se añaden a los que se seleccionan desde la configuración estándar del recordatorio (véase la imagen anterior derecha hora, que muestra la opción Enviar notificación cuando pase el tiempo indicado). Si hay grupos de alerta que se solapan entre las dos opciones de selección y resultan en duplicados, estos se eliminan. |
Búsquedas por usuarios
Además de los usos de los filtros que hemos explicado más arriba, los usuarios del sistema también pueden usarlos para realizar búsquedas de datos.
Si se han definido uno o más filtros para un contenedor, al mostrar los registros de un contenedor con alguno de sus formularios de lista puede usar el botón Predefinido. Para devolver los registros seleccionados por un filtro el usuario debe: (i) hacer clic en el botón Predefinido (imagen siguiente), (ii) seleccionar uno de los filtros del cuadro combinado que aparece, (iii) hacer clic en el icono Buscar de la parte derecha. Aparece una lista con todos los registros seleccionados por el filtro.
Consulte también Uso del sistema | Buscar.