Comment sont stockées les données
Les données sont stockées dans plusieurs tables de données, chacune représente un composant d’information. Ces tables de données peuvent être organisées dans une hiérarchie. Par exemple, votre appli RecordsManager peut avoir une hiérarchie simple qui contient deux bases de données nommées Contract Database et Company Database, comme indiqué ci-dessous :
Contract Database
|
|--Contract
|
Company Database
|
|--Company
| |
| |--Department
| | |
| | |--Person
Enregistrements et champs
Dans chaque table de données, vous saisirez des enregistrements. Chaque enregistrement est défini par un nombre de champs (qui sont spécifiques à cete table de données). Lorsque vous saisissez un enregistrement, ce que vous faites en fait, c’est de saisir des valeurs pour ces champs. Vous pouvez visualiser une table de données comme suit :
Table de données - A | ||||
Champ-1 | Champ-2 | Champ-3 | Champ-4 | |
Enregistrement-1 | Valeur-1-Champ | Valeur-2-Champ | Valeur-3-Champ | Valeur-4-Champ |
Enregistrement-2 | Valeur-1-Champ | Valeur-2-Champ | Valeur-3-Champ | Valeur-4-Champ |
Enregistrement-3 | Valeur-1-Champ | Valeur-2-Champ | Valeur-3-Champ | Valeur-4-Champ |
Donc lorsque vous saisissez des données dans l’appli RecordsManager, vous allez saisir des enregistrements pour les tables de données différentes de l’appli. Par exemple, vous pouvez ajouter des nouveaux enregistrements d'entreprise, ou des enregistrements de département, ou des enregistrement personnels ou bien encore des enregistrements de contrat. Ainsi, vous créez des données dans la base de données RecordsManager.
Champs d’identité
Dans chaque table de données, un ou plusieurs champs auront été configurés (par vos administrateurs de système) pour être des Champs d’identité. Ces champs identifieront uniquement des enregistrements. Par exemple, des employés auront généralement des nombres d’ID uniques, donc le champ de nombre d’ID peut être utilisé pour identifier des enregistrements dans la table de données Person. Dans le cas de certaines tables de données, il peut être nécessaire d’avoir plus d’un champ pour se rapprocher de l’unicité (par exemple, les champs Nom et Date de naissance d’une personne).
Mettre des enregistrements en lien dans les tables de données
Pendant la configuration de la base de données, votre/vos administrateur/s de système aura/auront créé des liens dans toutes les tables de données. Par exemple, un lien parent–enfant peut avoir été créé entre l’entreprise et le département et un autre lien parent–enfant entre le département et la personne. Dans ce cas, lorsque un nouvel enregistrement est saisi pour une table de données enfant, une des valeurs de champ que vous souhaitez ajouter serait une valeur pour le parent de cet enregistrement (enfant). Par exemple, lors de l’ajout d’un nouvel enregistrement de département (par exemple pour un département Legal), vous serez invité pour le parent d’entreprise de ce département (où vous pouvez saisir, par exemple, une entreprise Altova). En sélectionnant le parent Altova, vous avez établi un lien entre ce département Legal et l’entreprise Altova. Dans cet enregistrement, vous décrivez donc effectivement le département légal d’Altova.
De même, l’/les administrateur/s de système peut/peuvent construire des liens entre les tables de données qui ne sont pas directement liées dans une hiérarchie verticale. Par exemple, un lien pourrait avoir été créé entre un contrat Enregistrements et l’entreprise contractée. Il n’y a pas de connexion hiérarchique directe entre la table de données Contract et la table de données Company. Mais si un lien explicite a été est configuré entre les deux par un administrateur de système, alors, pendant la saisie des données de contrat, les utilisateurs seront invités à saisir le nom de l’entreprise sous contrat. Cela liera le contrat actuel non seulement avec l’entreprise sélectionnée mais aussi aux départements et personnes (hiérarchiquement décroissants) de cette entreprise
Ainsi, bien que les utilisateurs saisissent des données record-by-record pour différentes tables de données, l'appli RecordsManager crée un réseau de connexions sur plusieurs enregistrements dans des tables de données différentes. Ce réseau de données vous permet de générer des rapports et des graphiques concernant vos données dans de multiples tables de données - même si ces tables de données ne sont pas liées par ordre hiérarchique. Par exemple, une base de données peut contenir des tables de données pour des contrats, entreprises, départements et personnes, puis créer des connexions entre elles par le biais d’un réseau de liens.