Altova ContractManager

Les rappels et les e-mails de rappel sont configurés par les administrateurs de système. Néanmoins, les utilisateurs détiennent la décision finale concernant les rappels envoyés, quand et à qui. Les utilisateurs peuvent gérer les rappels en supprimant ou en modifiant des rappels et en créant de nouveaux rappels. Généralement, l’accès aux rappels sera mis à la disposition des utilisateurs sous la forme d’un formulaire, par exemple, un formulaire d’entrée. La capture d’écran ci-dessous, par exemple, montre des parties d’un formulaire d’entrée de données pour des contrats.

Un utilisateur peut effectuer les tâches suivantes :

•Ajouter un nouveau rappel ou éditer un rappel existant. Cliquer sur une de ces commandes pour amener l’utilisateur vers le formulaire Paramètres de rappel, dans lequel le rappel peut être configuré (voir ci-dessous).

•L’utilisateur peut mettre en pause un rappel en cours existant. Voir Statut des rappels ci-dessous.

•L’utilisateur peut arrêter un rappel (ce qui est l’équivalent de marquer le rappel comme traité). Voir Statut des rappels ci-dessous.

•L’utilisateur peut supprimer un rappel.

Icônes pour la gestion de rappel

Paramètres de rappel

Le formulaire de Paramètres de rappel est affiché ci-dessous.

Définir le rappel avec les paramètres suivants :

•Catégorie : Choisir la catégorie du rappel. Des catégories de rappel ont été définies lorsque le champ de rappel a été configuré.

•Description : Fournir une description pour aider les utilisateurs à comprendre comment ce rappel sera appliqué.

•Récurrent : Choisir cette option pour définir le rappel en tant que rappel récurrent. Une récurrence est définie en termes d’une période qui suit une date sélectionnée. Par exemple, un rappel peut se produire mensuellement après la date sélectionnée. Voir aussi Statut des rappels ci-dessous.

•Heure de démarrage du rappel : Il existe deux alternatives : (i) Sélectionner une date spécifique ; ou (ii) Calculer une date relative à un des champs de date (comme une date d’expiration). Dans la capture d’écran ci-dessus, par exemple, l’heure de démarrage a été définie à une semaine avant la date dans le champ Date d'expiration.

•Fréquence de notification : Envoyer des notifications par e-mail tous les jours jusqu’à ce que le rappel soit traité ou mis sur pause par l’utilisateur, ou envoyer des notifications d’e-mail une seule fois. Voir aussi Statut des rappels ci-dessous.

•Destinataires de notification : Spécifier les groupes d’alerte auxquels les notification concernant ce rappel seront envoyés. Si aucun groupe n’est spécifié, aucun destinataire ne sera sélectionné. Veuillez noter, néanmoins que des groupes d’alerte peuvent aussi être choisis par le biais de filtres (voir item de liste suivant également).

•Ajouter aux nouveaux enregistrements : Ce paramètre est uniquement disponible lorsqu’un administrateur configure un champ de rappel ; il n’est pas disponible pour les utilisateurs lorsqu’ils éditent des enregistrements. Vous pouvez choisir si vous souhaitez ajouter le rappel actuel dans tous les nouveaux enregistrements ou uniquement dans les enregistrements auxquels le filtre sélectionné s’applique. Par exemple, dans le cas de la capture d’écran ci-dessus, le rappel sera uniquement ajouté si une valeur de champ Date d’expiration existe (ce qui est défini dans le filtre Date d’expiration). Noter que si ce filtre a des groupes d’alerte définis pour celui-ci, des notifications seront envoyées aux utilisateurs de ces groupes d’alerte.

Statut des rappels

Le statut des rappels est défini dans les termes suivants (voir aussi capture d’écran ci-dessous, qui prend la date actuelle du 16 septembre 2020) :

•Date de démarrage: La date à partir de laquelle le rappel devient actif. Si la date de démarrage se trouve dans le passé, le rappel reste actif si : (i) il n’est pas traité, ou (ii) s’il est récurrent. Si la date de démarrage se trouve dans l’avenir, le rappel est un rappel actif.

•Un rappel traité est un rappel pour lequel l’événement rappelé a été effectué et a donc été stoppé.

•Date d’action: (i) Pour les rappels uniques, la même que la date de démarrage: (ii) Pour les rappels récurrents, la date récurrente suivant le traitement d’un rappel. Une date d’action peut se trouver dans le passé ou dans l’avenir.

•Rappel actif: (i) Un rappel unique qui a une date de démarrage se trouvant dans le passé et qui n’a pas été traité ; (ii) un rappel récurrent qui a une date de démarrage se trouvant dans le passé (et pouvant avoir été traité) ; (iii) Un rappel (unique ou récurrent) qui a une date de démarrage se trouvant dans l’avenir. (Note: Si la date d’action d’un rappel actif se trouve dans le passé et que le rappel n’a pas été traité, le rappel est un rappel en cours.)

•Rappel en cours: Un rappel actif avec une date de démarrage dans le passé. Les rappels en cours sont un sous-ensemble des rappels actifs. Une fois qu’un rappel arrive à échéance, il devient possible de pauser le rappel.

•Un rappel pausé s’applique uniquement aux rappels en cours. Pauser un rappel annule la date d’action et sélectionne une date d’action se trouvant dans l’avenir. La période d’interruption est spécifiée depuis la date actuelle.

•Rappel inactif: Un rappel non-récurrent qui a une date de démarrage se trouvant dans le passé et qui a été traité.

L’exemple utilise une date actuelle du 16 septembre 2020.

Des codes de couleur indiquent le statut du rappel

Pendant la saisie des données, la couleur de texte des rappels indique le statut à l’utilisateur :

•Bleu: Rappels actifs qui ne sont pas des rappels en cours

•Rouge: Rappels en cours

•Gris: Rappels inactifs

Déboguer des erreurs d’e-mails de rappel

Si des e-mails de rappel ne sont pas envoyés correctement, vérifier les éléments suivants :

•Contrôler si des e-mails ont été définis pour être envoyés au groupe d’alerte respectifs. Si oui, contrôler (avec votre administrateur de système) que les utilisateurs appartiennent aux groupes d’alerte corrects. Veuillez noter que les groupes d’alerte peuvent être choisis de plusieurs manières : (i) directement dans les paramètres de rappel, et (ii) par le biais des groupes d’alerte définis pour un filtre que le rappel utilise. En cas de problème, contacter votre administrateur de système.

•Vérifier que les paramètres de rappel sont corrects.

•Vérifier que le rappel est un rappel en cours ; si le rappel a un autre statut, aucun e-mail ne sera envoyé