In welcher Form werden Daten gespeichert?
Daten werden in mehreren Datentabellen, von denen jede eine Komponente der Daten repräsentiert, gespeichert. Diese Datentabellen können hierarchisch strukturiert werden. So könnte Ihre RecordsManager App etwa eine einfache Hierarchie haben, die, wie unten gezeigt, zwei Datenbanken namens Contract Database und Company Database, enthält:
Contract Database
|
|--Contract
|
Company Database
|
|--Company
| |
| |--Department
| | |
| | |--Person
Datensätze und Felder
In jede Datentabelle werden von Ihnen Datensätze eingegeben. Jeder Datensatz wird durch eine Reihe von Feldern (die für diese Datentabelle spezifisch sind) definiert. Wenn Sie einen Datensatz eingeben, geben Sie dabei Werte für diese Felder ein. Eine Datentabelle könnte folgendermaßen visualisiert werden:
Datentabelle-A | ||||
Feld -1: | Feld -2: | Feld -3: | Feld -4: | |
Datensatz-1 | Wert Feld-1 | Wert Feld-2 | Wert Feld-3 | Wert Feld-4 |
Datensatz-2 | Wert Feld-1 | Wert Feld-2 | Wert Feld-3 | Wert Feld-4 |
Datensatz-3 | Wert Feld-1 | Wert Feld-2 | Wert Feld-3 | Wert Feld-4 |
Wenn Sie also Daten in die RecordsManager-App eingeben, geben Sie Datensätze für die verschiedenen Datentabellen der App ein. So könnten Sie etwa neue Company-Datensätze oder Department-Datensätze oder Person-Datensätze oder Contract-Datensätze eingeben. Auf diese Art geben Sie die Daten in die RecordsManager-Datenbank ein.
ID-Felder
In jeder Datentabelle wurden (von Ihrem Systemadministrator) ein oder mehrere Felder als ID-Felder konfiguriert. Anhand dieser Felder wird ein Datensatz eindeutig identifiziert. So haben etwa Mitarbeiter normalerweise eindeutige ID-Nummern, daher können Datensätze in der Datentabelle Person anhand des Felds für die ID-Nummer identifiziert werden. In einigen Datentabellen werden aus Gründen der Eindeutigkeit eventuell mehrere Felder benötigt (z.B. die Felder Name und Date of Birth einer Person).
Verknüpfung von Datensätzen in verschiedenen Datentabellen
Ihr(e) Systemadministrator(en) haben bei der Konfiguration der Datenbank Verknüpfungen zwischen den Datentabellen angelegt. So wurde z.B. eventuell eine Parent-Child-Verknüpfung zwischen Company und Department und eine weitere Parent-Child-Verknüpfung zwischen Department und Person erstellt. Wenn Sie in diesem Fall einen neuen Datensatz für eine Child-Datentabelle eingeben, wäre einer der Feldwerte, die Sie hinzufügen müssten, der Wert für den Parent dieses (Child)-Datensatzes. Wenn Sie etwa einen neuen Department-Datensatz hinzufügen (z.B. für die Abteilung Legal), würden Sie nach dem Company-Parent dieses Departments gefragt (wo Sie z.B. ein Unternehmen namens Altova eingeben könnten). Durch Auswahl des Parent Altova hätten Sie somit eine Verknüpfung zwischen dieser Abteilung namens Legal und dem Unternehmen Altova erstellt. In diesem Datensatz beschreiben Sie also die Rechtsabteilung ("Legal") von Altova.
Auf ähnliche Weise kann/können Ihr(e) Systemadministrator(en) Verknüpfungen zwischen Datentabellen erstellen, die nicht direkt in einer vertikalen Hierarchie miteinander verknüpft sind. So kann etwa eine Verknüpfung zwischen einem Contract (Vertrag) und dem Unternehmen (Company) mit dem dieser Vertrag abgeschlossen wurde, erstellt werden. Es gibt keine direkte hierarchische Verbindung zwischen der Datentabelle Contract und der Datentabelle Company. Wenn jedoch zwischen den beiden von einem Systemadministrator eine explizite Verknüpfung konfiguriert wurde, werden Benutzer bei der Eingabe von Vertragsdaten aufgefordert, den Namen des Unternehmens, mit dem dieser Vertrag abgeschlossen wurde, einzugeben. Dadurch wird der aktuelle Vertrag nicht nur mit dem ausgewählten Unternehmen, sondern auch mit den (untergeordneten) Abteilungen und Personen dieses Unternehmens verknüpft.
Die Benutzer geben zwar somit Datensatz für Datensatz Daten für verschiedene Datentabellen ein, dabei erstellt die RecordsManager App jedoch ein Netz von Verbindungen zwischen Datensätzen in verschiedenen Datentabellen. Auf Basis dieser vernetzten Daten können Sie Berichte und Diagramme zu Ihren Daten in mehreren Datentabellen generieren, selbst wenn diese Datentabellen nicht hierarchisch miteinander verknüpft sind. So kann eine Datenbank etwa Datentabellen für Verträge, Unternehmen, Abteilungen und Mitarbeiter enthalten. Diese können mit Hilfe eines Netzes von Verknüpfungen miteinander verbunden werden.